Инструкция по заполнению универсального передаточного документа (УПД)

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по заполнению универсального передаточного документа (УПД)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Итак, новая форма УПД с 01.07.2021 года должна включать обязательный реквизит для счета-фактуры — строку 5а «Документ об отгрузке». Также в соответствии с Постановлением Правительства РФ №534 от 02.04.2021г. (об изменении счета-фактуры) нужно обновить некоторые графы.

В документе подробно описаны поправки в бланк, в графах ставятся новые данные, изменения в УПД с 1 июля 2021 года:

• 1 — порядковый номер строки с товарами, работами и услугами;
• 1а — наименование товаров, работ или услуг;
• 1б — код товара, указываемый при вывозе за пределы России на территорию ЕАЭС;
• 11 — номер партии прослеживаемого товара;
• 12 — код количественной единицы прослеживаемого товара;
• 12а — условное обозначение количественной единицы;
• 13 — количество прослеживаемого товара в соответствующих единицах.

Особые затруднения вызывает глава 5а.

В новом Порядке четко определили функции операторов ЭДО и алгоритм их взаимодействия между собой и с клиентами. Для этого разграничили понятия «оператор, заключивший договор с продавцом» и «оператор, заключивший договор с покупателем» (п. 3 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Продавец будет формировать электронный счет-фактуру и направлять покупателю через своего оператора. После этого продавец должен дождаться от оператора электронных извещений о том, что файл принят, не содержит технических ошибок и дошел до покупателя. Покупатель проверяет полученный счет-фактуру.

Если документ оформили правильно, покупатель через своего оператора направляет продавцу извещение об этом.

Если счет-фактура содержит ошибки, покупатель формирует уведомление об уточнении. В этом случае продавец оформляет документ снова и направляет его покупателю, процедура повторяется (п. 14–21 Порядка, утв. приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Уникальные идентификационные коды являются результатом государственных оборонных контрактов (статья 6.1 Федерального закона от 29. 12. 2012 «О государственном оборонном заказе») и контрактов, финансируемых из финансовых источников (статья 5 Федерального бюджетного контракта «Программные периоды 2017 и 2018 и 2019 гг.

Постановление от 30 декабря 2016 г. № 1552.

• Этот документ будет по-прежнему заменять и груз, и счет-фактуру или будет выдаваться только в виде коносамента или счета-фактуры. Поэтому важно правильно указать статус UDD.
• 1 — Если UDD оформляется и как транспортная накладная, и как счет-фактура (в случае операций с НДС), то

2 — если ОДП оформлен только как накладная или только как счет (в случае актов, не облагаемых НДС).

УПД с 1 июля 2021 года: изменение

С 1 июля 2021 года счет-фактура дополнен новой строкой 5а «Документ об отгрузке N п/п». В этой строке надо указать сведения о документе об отгрузке товаров. Плательщики НДС применяют счет-фактуру либо универсальный передаточный документ, но соответствующие изменения в форму УПД не внесены.

Дело в том, что форма УПД является рекомендуемой. В связи с этим ФНС России разъяснила, что если плательщик НДС использует УПД со статусом «1«, то с 1 июля следует дополнить указанную форму строкой 5а счета-фактуры (письмо ФНС России от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368@).

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word
• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Какую форму УПД применять в работе?

Форму универсального передаточного документа рекомендовала ФНС в Письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Налоговики разъяснили, что налогоплательщики могут самостоятельно дополнять форму показателями. Поэтому определите, для каких операций вы будете применять УПД и насколько удобна для их отражения форма ФНС. Возможно, понадобятся дополнительные строки, в том числе по требованиям ст. 169 НК РФ и Правилам заполнения счета-фактуры при расчетах по налогу на добавленную стоимость (письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322).

Если рекомендованная форма вам подходит, приведите ее в соответствие с действующей формой счета-фактуры. В нее внесли изменения. Закрепите форму УПД в учетной политике (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете, п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).

Что изменилось с 01.07.2021

UDP — это счета-фактуры, которые были изменены путем добавления определенных дополнительных элементов, что позволяет универсальному передаточному документу объединять элементы/функции SF и AP в комбинации.

Изменения, внесенные в форму счета-фактуры с 01. 07. 2021 года, распространяются и на форму документа ЕПД — должны быть учтены корректировки, связанные с предстоящим применением системы прослеживаемости для некоторых товаров, ввозимых на территорию России.

1. В строку 5A добавляется новая форма, в которой отображается информация о соответствующем документе поставки.
2. В фотографируемую часть новой формы добавлена графа 1. Теперь здесь фиксируется серийный номер производимой линейной записи.

Обновленная модель УПД должна использоваться независимо от наличия сделки по какому-либо из идентифицируемых товаров.

Хозяйствующие субъекты, которые не продают обнаруживаемые товары, просто не будут вносить соответствующую информацию в форму, которую необходимо заполнить. При этом УПД могут быть подготовлены как в электронном виде, так и в обычных печатных формах.

Кто оформляет универсальный передаточный документ

Эта форма может быть использована для отправки конкретных товаров, а также для передачи определенных имущественных прав. Кроме того, эта форма часто используется для оформления служебного или рабочего мероприятия. В этом случае в одной и той же форме может быть указано множество операций, связанных между собой.

Стандартные ситуации для оформления универсальных передаточных документов:.

1. Хозяйствующий субъект отправляет приобретенные товары заказчику и осуществляет их сборку независимо от места нахождения заказчика. Стоимость проданных товаров и стоимость услуг по сборке отражаются отдельными статьями в UDD.
2. Хозяйствующий субъект поставляет товар одному и тому же покупателю и осуществляет передачу в одно и то же время.
3. Акт примирения, при котором товар передается посреднику (например, агенту по закупкам) для последующей продажи, но без перехода права собственности на товар (ценности) к посреднику. Передача товара посреднику для продажи может быть оформлена составлением груза. Речь идет о данных, указанных в договоре о доверенности, как основании для передачи.

Правила заполнения бланка универсального передаточного документа

В 2021 году УПД будет осуществляться, как и прежде, в соответствии с действующими правилами передачи товаров и передачи работ и услуг.

Большинство форм UPD идентичны счетам-фактурам, накладным или формам декларации комплексного задания. Однако некоторые поля формы, относящиеся к деталям самой Универсальной передачи, могут вызвать затруднения. Используйте рекомендации.

Дата UDP. Универсальный передаточный документ имеет три даты: дата документа (строка 1), дата акта хозяйственной деятельности (строка 11) и дата получения товара или принятия проекта/услуги (строка 16).

Статус UDD. Статус 1, если универсальный передаточный документ выполняет функцию счета-фактуры; в этом случае строка 7, графы 6, 7, 10, 10а и 11; и эти строки и графы не дополняются.

Номер UDP. Универсальные передаточные документы со статусом 1 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией счета-фактуры; универсальные документы со статусом 2 нумеруются в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией первичного документа. пронумерованы в хронологическом порядке.

Законодательно не установлен точный срок для оформления универсального передаточного документа. Но эти сроки чётко определены для СФ и первичных документов:

• СФ должна быть сформирована в течение 5 суток с момента отгрузки товаров;
• первичный учётный документ выписывается при совершении хозяйственной операции или сразу после его завершения.

Что такое система прослеживаемости товаров?

С 1 июля 2021 года начнут действовать положения о национальной системе прослеживаемости (Соглашение о механизме прослеживаемости товаров, ввезенных на таможенную территорию Евразийского экономического союза (заключено в г. Нур-Султане 29.05.2019, ратифицировано Федеральным законом от 02.12.2019 № 386-ФЗ)). Государство будет отслеживать «судьбу» некоторых импортных товаров, ввезенных на территорию РФ.

Если говорить проще, будут считать, чтобы на территории РФ не было реализовано больше товаров, чем официально ввезено из-за рубежа, бороться с контрабандой товаров, неуплатой НДС и пошлин. Например, если по одной таможенной декларации ввезли партию из 100 мониторов для компьютера (прослеживаемые товары), «перепродавцам» не удастся продать несколько тысяч мониторов на территории РФ, ссылаясь в документах на одну эту таможенную декларацию. Каждая ввезенная партия будет отслеживаться.

Пока (на 25.06.2021) перечень товаров, подлежащих прослеживаемости с 1 июля 2021 года, не установлен. Но есть проект Постановления Правительства РФ от 02.04.2021 об утверждении данного перечня.

В соответствии с проектом Постановления Правительства РФ к прослеживаемым товарам будут относиться:

• холодильники, морозильники,
• автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы,
• стиральные машины,
• мониторы, проекторы, приемники телевизионные,
• транспортные средства промышленного назначения,
• коляски детские, детские сиденья (кресла) безопасности.

В Перечне приведены коды ТН ВЭД ЕАЭС и ОКПД 2. Т.е., чтобы понять, относятся ли реализуемые/приобретенные товары к прослеживаемым, необходимо знать код товара. Например, в Перечень включены мониторы, проекторы и телевизионные приемники с кодами ТН ВЭД — 8528 и ОКПД2-26.20.17, 26.40.20, 26.40.34.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Корректировка реализации и УПД

В настоящее время форма корректировочного УПД отсутствует. Но ФНС России сообщила, что занимается разработкой такого документа. Поэтому для корректировки нужно использовать счет-фактуру в соответствии с Постановлением Правительства №1137. После проведения документа Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон необходимо выписать корректировочный счет-фактуру и распечатать его. Что касается первичного документа, то основанием корректировки должен служить специальный документ — дополнительное соглашение к договору, протокол изменения цены и т.п.В программу «Бухгалтерия предприятия» редакции 3.0 встроена печатная форма Соглашение об изменении цены, которую при желании можно использовать в качестве такого специального первичного документа.

Как видим, введение в документооборот пользователя универсального передаточного документа совсем не обременительно, зато имеет очевидные плюсы. К примеру, оно позволит:

• существенно сократить количество документов;
• сблизить бухгалтерский и налоговый учет;
• оптимизировать процесс передачи информации по телекоммуникационным каналам связи и, возможно, ускорить процесс внедрения электронного документооборота в нашей стране.

Что такое статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

• Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.

Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

• «В том числе сумма акциза» (графа 6);

• «Налоговая ставка» (графа 7);

• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

В каких случаях можно использовать УПД

УПД можно применять наряду с традиционными первичными документами и счетами-фактурами. Отметим, что счета-фактуры по-прежнему будут использоваться — отменять их Минфин России не планирует (письма от 17.10.2013 № 03-07-14/43330, от 29.12.2012 № 03-07-03/230).

За основу при создании универсального первичного документа был взят счет-фактура. Форма счета-фактуры была дополнена обязательными реквизитами, установленными Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Это не противоречит нормам 21 главы НК РФ (письма ФНС России от 23.08.2012 № АС-4-3/13968@, от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4061@).

Применяться универсальный передаточный документ может для оформления следующих операций:

• отгрузка товаров (без транспортировки и с транспортировкой);
• передача результатов выполненных работ;
• оказание услуг;
• передача имущественных прав;
• отгрузка товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом) комитенту (принципалу).

Похожие записи:

• Сдаем в органы статистики формы П-4 и П-4 (НЗ)
• Оформление шенгенской визы из Великобритании
• Как рассчитаться с сотрудником при увольнении