Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Руководитель организации самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести электронные трудовые книжки и подавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД. Законодательно эти обязанности не установлены ни у бухгалтерии, ни у отдела кадров. Руководитель может возложить их на того же сотрудника, который вел бумажные трудовые книжки.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
— Перейти на ЭТК можно в любой момент, подав заявление нынешнему работодателю, но обратно перейти на бумажную уже нельзя.
— При противоречии записей в электронной и бумажной трудовой неясно, каким сведениям будет отдаваться приоритет. То есть если в бумажной книжке есть какие-то данные, которых нет в электронной, вам, возможно, придётся дополнительно подтверждать их правдивость. Например, брать справку у работодателя, который записал данные о вашем стаже на бумаге, но не отправил сведения в ПФР.
— После подачи заявления о переходе на ЭТК работодатель вносит запись о переходе в бумажную книжку и отдаёт её на хранение сотруднику. Выбрасывать её не нужно — это источник сведений о вашей трудовой деятельности до 2020 года, который продолжает сохранять свою силу.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Для чего нужна трудовая книжка?
Согласно ст. 65 ТК РФ при трудоустройстве на работу работник обязан предоставить трудовую книжку.
При заключении трудового договора трудовую книжку работник не предоставляет в следующих случаях:
- трудовой договор заключается впервые;
- работник устраивается на работу по совместительству.
В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
В трудовую книжку вносятся:
- сведения о работнике;
- сведения о выполняемой им работе;
- сведения о переводах на другую постоянную работу;
- сведения об увольнении работника;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе.
Что делать, если работник не предоставил трудовую книжку
В случае, если работник не предоставил трудовую книжку – у работодателя есть право на совершение следующих действий:
| Причина отсутствия у работника трудовой книжки | Действия работодателя |
| Работник впервые устраивается на работу | Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику |
| Утрата, повреждение трудовой книжки | Работодатель обязан по письменному заявлению работника (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку |
Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?
В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.
В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.
Оформление по договору ГПХ
Соглашение гражданско-правового характера (ГПХ) не порождает между сторонами рабочих отношений, одна сторона не становится работником, а вторая — работодателем.
Договор ГПХ заключается, если компании или индивидуальному предпринимателю необходимы конкретные услуги или работы, которые оказывает или производит физическое лицо. При этом:
- между сторонами не возникает рабочих отношений, на их отношения не распространяются нормы ТК РФ;
- предметом является оказание конкретного объема услуг или производства работ;
- договор ГПХ предполагает выплату вознаграждение исполнителю. Стороны вправе установить удобный для них порядок расчетов: по факту сдачи, поэтапно или авансом. Но эти расчеты не являются зарплатой. Зарплата — это вознаграждение, которое работодатель обязан выплачивать как минимум дважды в месяц и которое не привязано к конкретному результату работы;
- гражданин, с которым заключен договор ГПХ, не приобретает обязанности подчиняться внутренним документам компании, например, правилам внутреннего распорядка.
Для сторон ГПХ дает большую свободу:
- работник не обязан всецело подчиняться внутреннему укладу работодателя;
- работодатель не обязан обеспечивать работнику рабочее место, выплачивать необходимые компенсации и гарантии, нести за него ответственность.
В то же время для работника такой порядок имеет существенные минусы:
- ГПХ исключает все гарантии, которые предоставляет наемному сотруднику ТК РФ;
- для стороны в ГПХ исключены отпуска и больничные;
- ГПХ гораздо проще расторгнуть, чем ТД.
Нередки случаи, когда компании осознанно отказываются от заключения рабочих соглашений, оформляя с сотрудниками соглашения ГПХ, чтобы избежать нагрузки и ответственности, которые неизбежно налагает статус работодателя. Такая схема противоречит интересам граждан. Работник в таком случае вправе через суд переквалифицировать гражданско-правовые отношения в трудовые и получить все причитающиеся гарантии и компенсации, если докажет, что соглашение ГПХ маскировало фактические рабочие отношения. Более того, намеренное сокрытие фактических рабочих отношений за договором ГПХ является для нанимателя административным правонарушением, предусмотренным ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и влечет наложение штрафа до 100 000 рублей, а при повторном совершении — до 200 000 рублей.
В случае реального соглашения ГПХ все отношения сторон лежат в плоскости гражданского законодательства и ведение, в связи с заключением такого соглашения, книжки гражданина исключено.
Оформление совместителей
Каждый гражданин вправе как ему угодно распоряжаться своими ресурсами и иметь столько рабочих мест, сколько он готов. Из этого правила имеются несколько исключений, но все они напрямую указаны в федеральных законах. По общему правилу, человек, работающий по трудовому договору, вправе иметь любое количество нанимателей: только один является основным, остальные — дополнительные, у которых гражданин работает на условиях совместительства. С совместителями заключаются соглашения, в которых указывается, что гражданин устраивается на условиях совместительства.
Книжка сотрудника на протяжении всего периода трудоустройства хранится у основного нанимателя. При заключении соглашения с совместителем новый работодатель не вправе требовать предъявления книжки, вносить в нее записи и забирать на хранение. Допустимо, чтобы в книжке отсутствовало упоминание о совместительстве гражданина. В то же время ст. 66 ТК РФ устанавливает возможность внести такую запись, если того хочет сам гражданин. Для этого ему необходимо взять у работодателя по совместительству справку об имеющихся между ними отношениях, принести ее основному работодателю и потребовать внесения соответствующей записи.
Прием работника без ТК, но при наличии страхового свидетельства
В 65-й ст. ТК указан перечень документов, которые предоставляются работником работодателю. При этом, если книжки нет, работодатель не может послать работника по прежнему месту занятости за дубликатом, а обязан завести ему новую (5-й пункт).
В этом случае работник предъявляет паспорт и страховое свидетельство (как минимум), а военнообязанный предоставляет также документы воинского учета (военный билет, свидетельство и др.) Если должность предполагает определенную подготовку, навыки или состояние, то работник также приносит дипломы, справки и проч. документы.
Кроме написания заявления с просьбой выдать новую книжку, порядок приема ничем не отличается от обычного.
Можно ли работать без трудовой книжки?
Учитывая законодательство, существует всего две возможности для принятия сотрудника на работу без трудовой (ТК РФ от 30 декабря 2001 года). При этом с ним обязательно заключается договор. Это можно сделать в следующих случаях:
- Работник исполняет свои должностные обязанности по совместительству (раздел 12 глава 44 ТК РФ).
- Начальником является физическое лицо, но не индивидуальный предприниматель (раздел 12 глава 48 ТК РФ).
- Принять на работу и оформить сотрудника каким-либо иным способом без записи в трудовой руководителю не представляется возможным.
- В случае разовой работы, ограниченной сроком и объемом, работодатель принимает сотрудника без записи в трудовой, но заключает при этом иную форму договора.
Гражданско-правовой договор
Трудовой договор это документ, которым регулируются правоотношения между работниками и нанимателями. В трудовом соглашении прописываются права и обязанности сторон, условия работы и порядок разрешения конфликтных ситуаций.
Отношения между сторонами регулируются нормами Трудового и Гражданского кодексов. В параграфе 420 ГК РФ прописаны условия работы по гражданско-правовому договору.
По такому соглашению гражданин выполняет определенную работу, которая прописана в документе.
Обычно такие правоотношения между работниками и нанимателями оформляются в виде следующих договоров:
- подряда,
- возмездного оказания услуг,
- поручения.
Положительные и отрицательные стороны
Плюсы трудоустройства без трудовой книжки:
- ограниченное количество обязанностей,
- работник обладает большей свободой,
- человек может пробовать себя в любой специальности, не боясь того, что его репутация будет испорчена. Ведь многие работодатели не берут соискателей, которые часто меняют работу или специальность.
Недостатками такого трудоустройства являются:
- невключение трудовой деятельности в общий стаж,
- работодатель может штрафовать сотрудников за нарушения,
- возникают сложности в доказывании наличия профессиональных навыков,
- необходимость самостоятельного внесения всех социальных отчислений,
- отсутствие гарантий со стороны нанимателя.
Что делать, если директор не отдает трудовую книжку?
Нанимаемый сотрудник утверждает об отсутствии трудовой книжки вследствие ее утери прошлым работодателем
Для разрешения этого конкретного случая работник должен попросить у своего прежнего нанимателя выдать дубликат трудовой книжки. Период, за который можно подать заявление, не должен быть более 3 месяцев. Если же пройдет промежуток свыше данного времени, тогда прошлому работодателю придется выдать своему бывшему сотруднику справку о ведении трудовой деятельности на его предприятии. Именно в этой конкретной ситуации на гражданина может быть заведен новый документ.
Ситуация, когда работник теряет свою трудовую книжку после одного года с момента увольнения с предыдущего места работы, разрешается таким образом: он вправе также потребовать справку с той организации. Кадровая служба должна выдать документ, необходимый для подтверждения его трудовой деятельности, который заверяет прошлый наниматель при помощи подписи и печати компании. По завершении данной процедуры на работника можно заводить новый документ, оформляемый в процессе его принятия в другую организацию.
Самым простым и распространенным способом обхода обязанности вести трудовую книжку является заключение соглашения гражданско-правового характера (ГПХ). Но здесь следует выделить некоторые нюансы, когда такие договора можно заключать, а когда это будет противозаконно.
Для начала стоит определить, что договора ГПХ обычно заключают на разовые работы, когда не требуется введение в штат компании дополнительной (отдельной) единицы. Суть работ не носит постоянный, либо системный характер. Труженик не подпадает под действие распорядка работы компании. От него требуется только конечный результат его труда.
Другое дело, если наниматель решает подменить трудовой договор соглашением ГПХ. Тут работник фактически выполняет такой же объем работы и на таких же условиях, как и штатные сотрудники. Но его оформление и оплата труда осуществляется несколько иначе. Если подобные факты будут обнаружены и доказаны, работодателя ожидает достаточно солидный штраф.