Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформить справку о доходах (2-НДФЛ) c 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для этого нужно обратиться в бухгалтерию по месту работы. По закону справку в бумажном варианте должны выдать в течение трёх дней (но в некоторых случаях это сделать невозможно, например, удалёнщикам). Проверьте, стоит ли на документе печать организации и подпись представителя компании. Справку можно получить за любой период работы.
Виды 2-НДФЛ: для ИФНС и для работника
С отчетности за 2021 год справка 2-НДФЛ составляется по двум разным формам:
- Для ИФНС — справка о доходах и суммах налога физического лица (форма 2-НДФЛ).
Справку, сдаваемую в ИФНС, существенно изменили: убрали часть полей, изменили структуру. Если ранее она состояла из 5 разделов, то теперь она включается в себя вводную часть, разделы 1, 2, 3 и приложение, в котором помесячно указываются доходы и вычеты, выданные сотруднику в привязке к конкретным кодам. Справка для налоговой имеет сокращенное наименование «форма 2-НДФЛ» и КНД 1151078.
- Для работника — справка о доходах и суммах налога физического лица.
Сроки и порядок сдачи справки в налоговую
В 2021 году компании должны подавать справку о доходах и суммах налога физического лица в налоговую инспекцию в составе 6-НДФЛ, но не каждый квартал, а один раз в год. То есть первая справка должна быть заполнена по итогам 2021 года и сдана в налоговую до 1 марта 2022 года.
Расчет 6-НДФЛ вместе со справкой нужно направить в отделение, где организация или ИП числится налогоплательщиком. Расчет 6-НДФЛ и справку те, у кого больше 10 сотрудников, сдают только в электронном виде. Организации и ИП, у которых 10 сотрудников и меньше, могут выбирать форму сдачи — бумажную или электронную.
Отдельные правила касаются организаций с несколькими обособленными подразделениями:
- Юрлица, головная организация которых находится в одном муниципальном образовании, а обособленные подразделения — в другом, получают право выбора одной инспекции в муниципальном образовании, в которую они будут сдавать отчетность по всем обособкам.
- Юрлица, у которых головное и обособленные подразделения находятся в одном муниципалитете, могут отчитываться в налоговую по месту учета головного подразделения.
Чтобы использовать это право, нужно сообщить о своем выборе до 1-го января всем налоговым инспекциям, в которых подразделения организация состоят на учете. В течение года изменить решение нельзя. Новое уведомление предоставляется в налоговую только если изменяется количество обособок или происходят другие изменения, влияющие на порядок сдачи отчетности.
Новые сроки уплаты и ежемесячные уведомления.
Все налоги, включая НДФЛ, будут уплачиваться в единый срок — до 28 числа каждого месяца. Но НДФЛ будут еще две платежные даты:
- последний рабочий день года — для налога, удержанного с 23 по 31 декабря;
- 28 января — для налога, удержанного с 1 по 22 января.
Те, кто будет платить НДФЛ на единый налоговый счет, должны будут подавать в налоговую уведомления об исчисленном налоге:
- каждый месяц не позднее 25 числа — о налоге, удержанном с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего;
- не позднее 25 января — о налоге, удержанном с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня в году — о налоге, удержанном с 23 по 31 декабря.
Какие еще документы подтверждают доходы ИП?
Дополнительным доказательством подтверждения доходов для предпринимателей (кроме тех, кто работает на ЕНВД), в случае требования 2-НДФЛ для ИП, является книга учета доходов и расходов. Необходимые страницы с указанием размера доходов можно скопировать и заверить. Также подтверждающими документами являются первичные документы: банковские выписки со счетов, приходные кассовые ордеры, договоры и прочее.
Для ИП, работающих на системе уплаты налога от вмененного дохода, сложнее подтвердить свои доходы, ведь в отчетах таких предпринимателей не указывается сумма реально полученных доходов, да и книгу доходов и расходов они не ведут. Подтвердить доходы таким лицам тоже возможно только в свободной форме, ведь ИП на ЕНВД освобождены от уплаты налога с доходов физлиц и не могут выдать справку 2-НДФЛ в отношении самих себя.
Для подтверждения своих доходов такой предприниматель может предоставить имеющиеся первичные документы и кассовую книгу. Также выходом из положения для такого предпринимателя станет решение вести специальный регистр, в котором он будет фиксировать и систематизировать все полученные документы. При ведении подобного регистра следует брать за основу реквизиты, которые в соответствии с п. 4 ст. 10 закона о бухучете должны обязательно быть в документе.
Систематичное ведение такого регистра с отражением всех поступающих документов поможет ИП с легкостью подтвердить свои доходы как банкам, так и госорганам. Если же потребуется именно справка о доходах по «бюрократической прихоти» органов государственной или муниципальной власти, тогда следует оформить ее в произвольной форме.
Получить предпринимателю справку о доходах, составленную в ИФНС, обычно не представляется возможным, поскольку ни в Налоговом кодексе, ни в методических рекомендациях фискальной службы не содержится норм о подтверждении доходов ИП. До сих пор вопрос об официальном подтверждении доходов ИП на законодательном уровне не урегулирован.
Форма справки 2-НДФЛ, оформляемая нанимателем для ИФНС
Обновленный бланк справки 2-НДФЛ, оформляемой налоговым агентом для ИФНС, представлен Приложением № 5 к Приказу ФНС РФ № ММВ-7-11/566@ от 02.10.2023. Его изменения коснулись меньше всего. Актуальный бланк справки по-прежнему состоит из пяти разделов, но из него удалены некоторые строки. Обобщая все изменения, следует отметить:
- Теперь в бланк не нужно вносить сведения о признаке, № корректировки, коде ИФНС, а также реквизиты уведомления о вычете.
- В отношении справки 2-НДФЛ для налоговой введено ограничение по форме ее подачи. Начиная с 2023 г. представлять ее в ИФНС на дисках, флешках и прочих носителях не разрешается.
Форма заполняется путем занесения текстовых, цифровых и кодовых показателей. Расшифровка кодов имеется в соответствующих приложениях к распоряжению ФНС, их следует учесть для правильного отображения «зашифрованной» информации. Остальные сведения заносятся по разделам обычным порядком, стандартно.
Первый раздел бланка содержит реквизиты нанимателя (телефон, ОКТМО, ИНН и ФИО для ИП, КПП и сокращенное название для юрлиц). Во втором разделе записывают персональные данные физлица (инициалы, действительный статус, код страны, ИНН, паспортные данные и др.).
Далее указывают информацию по облагаемым доходам (разд. 3), предоставленным вычетам по месту постоянной работы (разд.4) и общим, излишним суммам дохода, а также налога (разд. 5). Справку можно оформить на бумаге либо в электронном виде и подать ее в ИФНС по месту своего учета посредством ТКС.
Шаг 3. Приложение. Сведения о доходах и вычетах по месяцам
Вторая страница справки о доходах и налогах — это помесячная расшифровка вознаграждений, полученных физлицом за отчетный год.
Повторно указываем номер справки, ставку налога и код бюджетной классификации.
Затем приступаем к заполнению полей. Сначала указываем месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Определяем код дохода и сумму, полученную в расчетном месяце. Ниже пишем код вычета, если такой предоставлялся, и указываем его сумму. По аналогии вносим сведения за каждый месяц.
Подтверждаем полноту и достоверность сведений — подписываем обе страницы приложения № 1 у налогового агента или его представителя. Ставим дату заполнения. Отчет готов.
Если в приложении № 1 к расчету за 2021 год допущена ошибка, то подается уточненный 6-НДФЛ, то есть весь отчет, а не один ошибочный документ. Если же исправления вносятся только в форму расчета 6-НДФЛ, то подавать в составе корректировки справки по сотрудникам не требуется.
Для чего нужна форма справки 2-НДФЛ
Главной функцией данной справки является предоставление сведений о доходах работников и суммах удержания с них налога. Форма заполняется для каждого физического лица, которое получило доходы (зарплату, премию и т.п.) от предпринимателя или организации.
С начала 2021 года справка 2-НДФЛ упразднена. Теперь она официально называется «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», включена в состав расчёта 6-НДФЛ для налоговой и выдается отдельно по требованию работников или при их увольнении.
Изменения в справке 2-НДФЛ
Серьезных изменений форма справки 2-НДФЛ не претерпела, хоть и сменила название. Основные поля для заполнения остались прежними, однако теперь в правом верхнему углу указано «Приложение 4 к Приказу ФНС России от 15.10.2020 № № ЕД-7-11/753» и параллельно добавился код по КНД – 1175018.
Что такое справка 2-НДФЛ
Справка выдается налоговым агентом, которым, например, является ваш работодатель. В форме указывается зарплата и другие начисления от работодателя за определенный период времени, а также все удержанные налоги.
Предоставляется справка 2-НДФЛ на предприятии — бухгалтер должен выдавать ее по первому требованию работника.
Информация о доходах и уплаченных налогах необходима для оформления кредита. Банки и другие организации-кредиторы просят предоставить оригинал справки, чтобы убедиться в финансовой обеспеченности заемщика.
Также этот документ необходимо вложить в пакет для налоговой инспекции, если вы в 2023 году оформляете возврат подоходного налога через ФНС. В этом отличие двух способов оформления льготы: при получении вычета через работодателя 2-НДФЛ не требуется.
Когда справка 2-НДФЛ не сдается?
Справку по форме 2-НДФЛ не требуется представлять в следующих случаях:
- Когда произведены выплаты, не облагаемые налогом на доходы. По Налоговому кодексу к таким относятся пособия по беременности и родам, алименты и т.д.
- Работнице, находящейся в декретном отпуске и не получающей заработную плату произведена выплата материальной помощи или подарок в размере, не превышающем 4 тысячи рублей. Эти выплаты освобождены от НДФЛ.
- При покупке организацией у своего работника имущества. В соответствии со ст.226 НК налог не подлежит исчислению и удержанию, а также отражению в 2-НДФЛ. Физическое лицо обязано самостоятельно отчитаться о полученном доходе в виде налоговой декларации по форме 3-НДФЛ.
- С выплат, произведенных предпринимателю, отчитывается в ИНФС он сам. При этом организация предварительно должна запросить у ИП следующие документы: ИНН, ЕГРП, а также БСО в подтверждение полученных средств.
Для чего нужна форма справки 2-НДФЛ
Главной функцией данной справки является предоставление сведений о доходах работников и суммах удержания с них налога. Форма заполняется для каждого физического лица, которое получило доходы (зарплату, премию и т.п.) от предпринимателя или организации.
С начала 2021 года справка 2-НДФЛ упразднена. Теперь она официально называется «Справка о доходах и суммах налога физических лиц», включена в состав расчёта 6-НДФЛ для налоговой и выдается отдельно по требованию работников или при их увольнении.
Сотрудник был принят на работу 1 марта 2023 года. Его зарплата – 200 000 рублей в месяц. У сотрудника есть ребенок 8 лет. Зарплата за первую половину марта 2023 года (100 000 рублей) выплачивается 17.03.2023 года (в 1 квартале) и в справке о доходах и суммах налога физлица за 2023 год указывается месяц «03», а за вторую половину марта (100 000 руб.) выплачивается 03.04.2023 года (во 2 квартале) и в той же справке указывается месяц «04».
При этом стандартный налоговый вычет на ребёнка в размере 1 400 рублей предоставляется работнику за март и за апрель 2023 года соответственно.
Перечислить НДФЛ в таком случае необходимо:
- за первую половину марта 2023 года – не позднее 28 марта 2023 года;
- за вторую половину марта – не позднее 28 апреля 2023.
И отразить в отчётности следующим образом:
- зарплата за первую половину марта 2023 года, выплаченная 17.03.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за I квартал 2023 года;
- зарплата за вторую половину марта 2023 года, выплаченная 03.04.2023, и НДФЛ с неё, отражается в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие 2023 года.
Форма 2-НДФЛ: как выглядит
Представляет собой машинописный бланк, который используют работодатели, отчитывающиеся на бумажном носителе. Допускается оформлять документ несколькими способами:
- В специализированной бухгалтерской программе 1С.
- С помощью специальных онлайн-сервисов.
В декларации содержатся следующая информация:
- наименование фирмы или предпринимателя, где трудоустроено физлицо;
- шифры и информация с ЕГРЮЛ либо ЕГРИП;
- сведения с паспорта гражданина, фамилия, имя, отчество, ИНН, данные по рождению, страна проживания;
- величина выплаты, облагающаяся подоходным налогом;
- полная сумма НДФЛ, которые начислен и перечислен за конкретный срок.
Многобазовые операции 2-НДФЛ в ПК «Налогоплательшик»
Модуль «Многобазовые операции» позволяет загрузить (с поддержкой и устаревших форматов) файлы 2-НДФЛ , поступившие из всех подразделений (филиалов) организации.
Загрузка осуществляется из указанного каталога с организацией Единой БД и автоматическим формированием списка выявленных ошибок. При этом Протокол контроля создаётся средствами встроенной программы ФНС .
После исправления ошибок в одно действие производится групповая подготовка, повторный контроль и выгрузка файлов 2-НДФЛ с получением их списка и формированием протоколов контроля. При этом комбинация ИНН, КПП и кодов ОКТМО в файлах всегда уникальна.
Опыт использования функционала «Многобазовые операции» крупными организациями подтвердил его эффективность в условиях большого количества филиалов в рамках одной организации.
скачать программу
Программа CheckXML+2НДФЛ является условно-бесплатной, то есть сочетает в себе как бесплатные, так и платные, доступные после регистрации, функции.
Бесплатные функции:
Проверка (тестирование) всей отчетности, подаваемой в ПФР, ФСС и ИФНС (актуальность модулей тестирования поддерживается в соответствии с требованиями госорганов, в которые подается отчетность).
Платные функции:
- Формирование файлов отчетности и печать действующих форм отчетности в ФНС, ПФР, ФСС, бухгалтерского баланса и налоговых деклараций и форм, в том числе 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и СЗВ-М.
- Возможность ведения нескольких организаций в одной программе.
- Импорт файлов отчетности для ее исправления и обратной выгрузки. Это актуально только для клиентов других программ учета — ведь в программах Бухсофт все формы и так актуальны.
Минимальная стоимость лицензии программы CheckXML+2НДФЛ с расширенными функциями — 1000 рублей в год.
Тестирование отчетности (проверка)
Практически в каждом программном обеспечении, посредством которого заполняется справка 2-НДФЛ, можно проводить тестирование налоговой и бухгалтерской отчётности. Также проверить можно документы, предоставляемые в Пенсионный, и другие внебюджетные фонды.
Благодаря такой опции коммерческие компании, а также Индивидуальные предприниматели, смогут выявить возможные ошибки в отчётности ещё до подачи её в контролирующие органы.
Такие действия избавят их от возможной административной и финансовой ответственности, которая предусмотрена российским законодательством за предоставление недостоверных данных.
Многие разработчики программного обеспечения позволяют своим потенциальным клиентам провести тестирование своего продукта в онлайн режиме.
Для этого необходимо перейти на их официальный сайт и опробовать программу, воспользовавшись подсказками.
Как выглядит новый вид справки 2 НДФЛ
В новом бланке учтены изменения, которые приняли в течение срока формирования отчета.
При оформлении справки 2 НДФЛ представляют информацию с учетом этих требований:
- Изменен штрих код на 39909015;
- в первой части отчета введена новая строка «Форма реорганизации», где указывают соответствующий шифр. Кроме того, добавлена графа «ИНН реорганизованной компании»;
- если отчет представляет правопреемник, в строке «Налоговый агент» отражают сведения реорганизованной компании;
- во второй части исключена строка с указанием места жительства налогоплательщика;
- в третьей части дополнены шифры доходов;
- из четвертной части исключен инвестиционный вычет. В новой справке отражают сведения об уведомлении, где подтверждается право физ. лица на социальный вычет;
- в пятую часть включено поле для информирования об авансовых платежах и информация по уведомлению ИМНС, подтверждающая это право на уменьшение размера НДФЛ;
- подписывает новую справку представитель налогового агента.