Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Трудовые книжки сохранились только в России, странах СНГ и Словении. Многие юристы и чиновники считают их архаизмом: по их мнению, ведение книжек создаёт бюрократические сложности, а никаких уникальных функций они не выполняют. Например, при расчёте пенсии стаж определяется по периоду, когда работодатель перечислял взносы за сотрудника в пенсионный фонд, а не по книжке.
🤔 Погодите, а зачем вообще нужна трудовая книжка
Тем не менее книжки пока не отменили: решили, что они нужны как гарантия безопасности. Если недобросовестный наниматель не будет производить отчисления в ПФР, доказать без книжки, что человек действительно работал, будет сложно. Работодатель же в отсутствие трудовых книжек будет вынужден принимать сотрудника без документального подтверждения опыта: подделать резюме гораздо проще, чем официальный документ. Так что книжка может защитить обе стороны трудовых отношений.
Электронная трудовая уже автоматически заведена на всех работающих граждан, даже на тех, у кого действует бумажная книжка. Поэтому спешить с отказом от бумажной книжки не обязательно — вы можете сделать это в любой момент до 2027 года.
ЭТК упрощает приём на удалённую работу и защищает вас от риска потерять трудовую книжку. Вы сможете в любой момент получить выписку из электронной трудовой на Госуслугах, чтобы устроиться на новую работу или просто проверить, правильно ли ваш работодатель подаёт сведения в ПФР.
Бумажную трудовую всё равно стоит сохранить, она останется документом, подтверждающим ваш стаж до 2020 года.
Минусы электронной трудовой книжки
Нет информации о трудовом стаже до 2020 года. Пожалуй, это основной недостаток электронной трудовой книжки. Несмотря на то что работодатель сдает в ПФР форму СЗВ-СТАЖ с информацией о трудовом стаже сотрудника, не исключено, что стаж до 2019 года включительно все равно придется подтверждать бумажной трудовой. То есть работнику, который отказался от бумажной трудовой книжки, нужно будет хранить ее у себя дома и при необходимости предъявлять новому работодателю, если он попросит подтвердить стаж, или в госорганы.
В электронной трудовой книжке нет сведений о награждениях. Многие работники с большим стажем стремятся получить звание ветерана труда, для которого помимо стажа требуется информация о государственных или ведомственных наградах. Подтверждать это работники привыкли записью в разделе о награждениях трудовой книжки. В электронной трудовой таких сведений нет, поэтому придется подтверждать награждение другими документами. Например, выписками из приказов, самими грамотами и т. д.
Есть риск, что данные потеряются. Хотя ПФР заявляет о надежности своих информационных систем, полностью исключать риск утраты данных все же нельзя. А если оставить бумажную книжку, данные в ней точно сохранятся.
Также нельзя исключить риск утечки персональных данных к злоумышленникам.
Дублирование записей в электронной и бумажной трудовой. Непонятно, каким сведениям будет отдаваться приоритет в случае противоречий между бумажной трудовой книжкой и электронной.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Плюсы и минусы электронных трудовых книжек
У электронного учета сведений о трудовой деятельности немало плюсов как для работников, так и для работодателей:
-
Вести учет в электронной форме для работодателя проще, чем заполнять бумажные ТК.
-
В ЭТК проще скорректировать ошибочные записи о работе.
-
Если бумажная ТК будет утеряна, а организация, в которой работал сотрудник, закроется, заниматься восстановлением сведений о работе не придется, так как они хранятся в электронной системе. Работник в любой момент может запросить информацию о своей работе в личном кабинете на сайте ПФР или портале госуслуг.
-
Можно дистанционно запрашивать информацию из ЭТК и получать ее в электронном виде.
-
Трудовая книжка в электронном виде не потеряется.
-
Переход на ЭТК снизит расходы работодателя и работника, сопряженные с трудоустройством.
-
Можно использовать данные электронной трудовой книжки для получения госуслуг.
-
Используя данные лицевого счета, можно дистанционно оформить пенсию и обойтись при этом без подтверждающих документов.
-
Для сотрудников, работающих удаленно, с ЭТК возможно дистанционное трудоустройство, так как нет нужды ехать в отдел кадров с бумажной ТК.
-
Пенсионный фонд России гарантирует, что система хранения данных высоконадежна и риск потери информации исключен.
Однако, если для работников ведение ЭТК дает лишь преимущества, работодатели могут столкнуться с некоторыми неудобствами:
-
Если сотрудник решит оставить бумажную трудовую, придется делать двойную работу — и отправлять сведения в электронном виде, и заполнять бумажную ТК.
-
Необходимо изменить все нормативные акты в организации, где упоминается трудовая книжка.
-
Проблемы могут добавить и жесткие сроки сдачи отчетности при приеме на работу сотрудника или его увольнении — сдать сведения требуется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа.
-
А в случае, если работодатель своевременно не направит сотрудникам уведомления о данном нововведении или не успеет внести поправки во внутренние документы, он может быть оштрафован Рострудом.
Как будет проходить внедрение
Новшества будут вводить постепенно. Предполагается, что за 2019 год в законодательство внесут все необходимые изменения, а профильные ведомства (Министерство труда, Пенсионный фонд) решат все технические вопросы.
Срок проведения эксперимента по введению электронных трудовых книжек — с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года.
На первом этапе проект запустят в компаниях из числа добровольцев (на данный момент их около 20), список утвердит Правительство РФ. В рамках эксперимента организации должны будут ежемесячно предоставлять отчеты, чтобы выявить трудности и проработать их.
Совет! Гражданам, которые хотят оставить трудовую книжку в бумажном виде, нужно будет подать специальное заявление, всех остальных переведут на электронный вариант. В их число попадут и те, кто трудоустроится на работу с 1 января 2020 года.
Перечень документов, включенных в эксперимент, организации должны будут установить самостоятельно. Перевести «в цифру» можно будет:
- трудовые книжки;
- договоры.
За некоторыми исключениями, можно будет выбирать вид электронной подписи. Работать с экспериментальными документами организации будут в собственной информационной системе, а при проведении проверок всю информацию, связанную с трудовой деятельностью, необходимо будет предоставлять в электронном виде.
Сотрудники организаций должны быть осведомлены о проведении эксперимента и дать на это свое согласие, что должно быть прописано в соглашении или коллективном договоре.
При увольнении работодатель будет обязан выдать работнику документы, которые ведутся в электронном виде, в течение трех дней. При этом, вид этого документа может быть, как цифровой, так и бумажный — это работник должен будет указать в заявлении. С помощью электронной трудовой книжки будет гораздо проще подтвердить стаж работы, не прибегая к помощи юриста.
Плюсы и минусы электронной трудовой книжки
Пожалуй, самый весомый плюс перехода на цифровые носители заключается в том, что в случае утери бумажного документа работник сможет легко и быстро восстановить свои данные. С появлением электронных трудовых сформируется база, где будет храниться вся информация о стаже человека. В случае потери или порчи документа, восстановить информацию будет легко и просто.
Ведь, если у работника нет нотариально заверенной копии трудовой, собирать информацию о стаже в некоторых случаях будет достаточно проблематично — например, если предприятие, на котором человек работал 15 лет назад за эти годы ликвидировано. Для того, чтобы получить подтверждение о стаже придется потратить время на поиски в архивах. При этом от информации о том, где человек работал, сколько лет и на каком именно производстве зависит размер его пенсионных выплат.
Еще один положительный момент для тех, кто переживает о сохранности своей пенсии — после цифровизации трудовых книжек, сведения об отчислениях работодателя в ПФР будут формироваться автоматически. Это значит, что вычислить работодателей, которые не платят налоги за своих сотрудников будет гораздо проще. Сейчас это можно сделать только в процессе специальной проверки. При этом проводится она, как правило, только в случае, если бдительный работник решит проявить инициативу и узнать, какая пенсия ему положена.
Плюсы есть и для организаций. Российские работодатели при переходе на электронные трудовые, по оценкам аналитиков, смогут сэкономить около 50 миллиардов рублей в год, и это без учета кадрового документооборота.
«Ложка дегтя» в том, что первичные затраты вырастут из-за необходимости покупки специального программного обеспечения, так как осуществляться экспериментальный проект будет за счет работодателей.
Среди дополнительных преимуществ можно перечислить следующие:
- работники смогут сэкономить время при устройстве на новую работу — трудовую не нужно будет ни забирать, ни приносить;
- упростится процедура получения сведений из трудовой книжки граждан — их смогут увидеть в визовых консульствах, органах социальной защиты и банках.
К минусам можно риски утечку данных или их потерю в случае сбоя, либо хакерской атаки. При этом, одна из задач национальной программы, в рамках которой и будет происходить замена бумажных трудовых на электронные — создание устойчивой и безопасной информационно-телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому, хочется верить, что риски взлома и кражи информации все же невелики.
Новые правила ведения электронной трудовой книжки
В связи с появлением ЭТК на руководителей предприятий возлагается обязанность передавать в ПФР отчетность о деятельности своих сотрудников. Отчеты имеют формы СЗВ-ТД. Сегодня документ несколько видоизменился в сравнении с 2020 годом, в нем появились следующие разделы:
- Пятизначный код выполняемой функции согласно Общероссийскому классификатору занятий. Заполнение этой графы является строго обязательным.
- Если сотрудник работает в районах Крайнего Севера или на территории, приравненной к нему, эта информация также заносится в ЭТК.
Заполнение формы производится для каждого сотрудника организации. Форма предоставления отчетности напрямую зависит от численности штата в предыдущем месяце (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
- Если штат превышает 25 человек – оформление отчета по форме СЗВ-ТД осуществляется только в электронном виде.
- Если на предприятии работает менее 25 сотрудников, — можно подать отчет как в электронном, так и в бумажном виде.
Что будет после 2020 года?
У тех, кто впервые устроится на работу в 2021 году, выбора уже не будет. Бумажных трудовых книжек им не выдадут, и сведения об их работе будут существовать только в электронном виде, плюс в виде выписок из электронной системы, которые каждый может запрашивать о себе.
И для тех, кто сохранил свои книжки, и для тех, кто от них отказался, немного изменится процесс увольнения и оформления на новую работу. В последний день работы работодатель выдаст вам выписку о периоде, когда вы работали у него: в бумажном или электронном виде. Именно с ней нужно будет идти к новому начальнику. А ещё на новой работе нужно будет предъявить сведения из электронной системы учёта. Их можно будет запросить в МФЦ, Пенсионном фонде или на портале госуслуг.
Но настоящие изменения настанут в 2026 году. По планам чиновников, к 2027 году переходный период для бумажных трудовых книжек закончится — и они просто-напросто перестанут существовать.
Какая трудовая книжка лучше — электронная или бумажная?
Чтобы разобраться в вопросе, рассмотрим изменения учета трудового стажа с разных позиций.
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для работника
Достоинства цифрового носителя:
- Быстрый и удобный доступ к данным через личный кабинет;
- Оптимально для дистанционного трудоустройства;
- Быстрое получение государственных услуг, связанных с трудовой деятельностью.
Минусы электронной трудовой книжки:
- Запись в бумажную трудовую книжку осуществляется через 5 дней после первого рабочего дня, тогда как в электронном виде данные вносят «день в день». В результате работник, которому не подошли условия труда, увольняется с записью в документе.
- На текущий момент запись в системе электронного учета ведется с 2020 года, предыдущие записи сохраняются исключительно в бумажной версии. Ответственность за сохранность документа ложится на работника.
- При обнаружении ошибки работник может поменять сведения только путем личного обращения в организацию, где допустили оплошность. Если в записи не отражены или указанны некорректно данные о работодателе, возможны сложности с его идентификацией.
ВАЖНО! В электронной базе не вносятся сведения о наградах, благодарностях и других дополнительных данных. Документы, подтверждающие получение поощрений, необходимо хранить самостоятельно. Такие свидетельства важны при приеме на работу, особенно в государственные предприятия.
- Трудовая книжка в электронном виде – плюсы и минусы для работодателя
Чем хороша электронная трудовая книжка:
- Снижение издержек на закупку, ведение, хранение бумажных версий;
- Возможность аналитики сведений о трудовой деятельности работников;
- Сведения фиксируются в единой системе учета (ранее сотрудник мог завести дубликат документа).
Минусы трудовой книжки в электронном виде:
- Двойной документооборот для фиксации трудового стажа работников, сохранивших традиционный документ;
- Сложность изменений в ранее внесенные записи: если допущена ошибка, исправить данные достаточно сложно, процесс пока не отработан;
- При приеме на работу соискателя с бумажной трудовой работодатель получает доступ к трудовому стажу, тогда как при электронном ведении учета работник предоставляет только выписку.
- Если организация располагается в районах с нестабильным доступом в интернет, затруднено соблюдение требований к записи об увольнении или приеме на работу «день в день».
- Плюсы и минусы электронной трудовой книжки для государства
Плюсы электронной трудовой книжки:
- Тотальный контроль над трудовой деятельностью каждого человека;
- Мониторинг и аналитика сведений о работе граждан в режиме онлайн;
- Удобство отслеживания пенсионных отчислений и налоговых вычетов.
Недостатки электронной системы учета не отмечаются.
Возможные проблемы при внедрении электронных трудовых
Разумеется, идеальной системы учета не существует. Новая система с электронными трудовыми книжками будет интереснее всего молодым людям, которые впервые устраиваются на работу – вся информация об их трудовой деятельности будет храниться на сервере, а запрос о любом из мест работы можно будет подать в электронной форме.
«Потерять» электронные данные практически невозможно, а в случае с потерей бумажной трудовой книжки, для восстановления записей придется обойти все предыдущие места работы. Проблемы доставляет то, что головные офисы компаний-работодателей могут находиться в других городах, и на получение повторной записи может уйти больше месяца. То же касается и общей информации. Вся база занятости, которая велась до 2020 года в бумажном варианте, будет актуальной лишь с подтверждением в виде записей в трудовых книжках. Следовательно, даже при полном переходе на электронную трудовую книжку, бумажную нужно сохранить, чтобы не потерять стаж до 2020 года.
Еще один нюанс, который может расстроить работников – в новом варианте трудовой не будет места для записи о наградах и поощрениях. Вся эта информация будет заноситься непосредственно в личное дело ПФР. По сути, запись никуда не теряется, но при трудоустройстве использовать ее как аргумент в свою пользу уже не получится.
Преимущества электронной трудовой книжки
У ЭТК имеются следующие преимущества перед бумажной книжкой:
- возможность у сотрудников быстрого и удобного доступа к данным о своей трудовой деятельности, которые можно получить на портале Госуслуг;
- все ошибки и неточности в сведениях сводятся к минимуму — их можно проверить в любой момент;
- исключается подлог документов и изменение оснований увольнения;
- отсутствует риск потери или порчи документа;
- снижены затраты на приобретение, ведение и хранение трудовых книжек в бумажном виде;
- возможность удалённого оформления пенсии по данным лицевого счёта, дополнительных документов для подтверждения не требуется;
- упрощается процедура оформления нового сотрудника, удобно при удалённом трудоустройстве;
- высокий уровень безопасности и сохранности данных.
Обязательно ли всем сотрудникам переходить на электронные трудовые книжки?
До конца 2020 года работодатели должны были собрать у сотрудников заявления — либо о просьбе продолжать ведение бумажной трудовой книжки (БТК), либо о просьбе вести только электронную трудовую книжку.
Переходить на электронную трудовую книжку (ЭТК) или нет — желание работника. Его нельзя обязать принудительно сменить формат трудовой книжки.
Если сотрудник захотел оставить бумажную трудовую книжку, тогда работодателю нужно вести и бумажную, и электронную трудовую одновременно.
Когда не надо вести бумажную трудовую:
- Человек впервые устроился на работу в 2021.
- Сотрудник отказался вести бумажный вариант трудовой.
Преимущества электронных трудовых книжек
Для бизнеса:
- Меньше бумажной работы;
- Если в офисе случится пожар или потоп, меньше книжек нужно восстанавливать;
- Если все сотрудники перейдут на электронный вариант трудовой, не нужно будет приобретать, вести и хранить бумажные;
- Удобно вести удаленную бухгалтерию и трудоустраивать людей дистанционно.
Для сотрудников:
- Информация о трудовой деятельности всегда под рукой — можно в любой момент сделать выписку из Госуслуг и взять кредит или ипотеку.
- При выходе на пенсию не надо собирать справки, чтобы доказать свой стаж — все данные уже будут в ПФР. Сейчас любой человек может обратиться лично в ПФР, чтобы ему перенесли бумажный стаж в электронный. С бумажной трудовой книжкой при выходе на пенсию однозначно придется обращаться в ПФР для подтверждения стажа.
- Облегчается жизнь при миграции внутри страны. Например, женщины в декрете переезжают на ПМЖ в другие регионы. И при увольнении встает вопрос, как передать бумажную трудовую. Многим приходится ехать за ними либо писать доверенности на знакомых.
- Снижается риск ошибки в заполнении бумажной трудовой. Например, работник приходит писать заявление на получение пенсии. И выясняется, что работодатель неверно указал данные о профессии, поэтому стаж не засчитывают и пенсия будет меньше. Такие случаи часто происходят спустя 10-20 лет с момента увольнения.
- Нет необходимости хранить и беречь бумажную трудовую. Например, ее можно так же потерять, как и паспорт. Только паспорт восстановить — без проблем, а вот ваш трудовой стаж — придется попотеть.