5.1 Лидерство и приверженность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «5.1 Лидерство и приверженность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов

2. Как проставлять отметки

3. Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

4. Правила обращения к адресату

5. Система отечественных стандартов серии ИСО на системы управления документами

6. Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

7. Корпоративный проектный офис

8. Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года. С 01.07.2018 вступил в силу новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту: в 2021 году стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

С 12 февраля – новые правила делопроизводства и архивного хранения документов

До настоящего времени действовали правила делопроизводства, утвержденные еще в 2009 году для федеральных органов исполнительной власти. Новый документ Росархива определяет порядок делопроизводства не только в государственных органах, но и в органах местного самоуправления – соответствующими полномочиями архивная служба была наделена в конце 2018 года (приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. №71 (зарегистрирован в Минюсте России 27 декабря 2019 г.)). Таким образом, вступивший в силу свод правил делопроизводства должны применять:

федеральные органы государственной власти;
иные федеральные государственные органы;
органы государственной власти и иные госорганы субъектов РФ;
органы местного самоуправления.

Новый приказ определяет, в частности, процессы:

документирования управленческой деятельности;
организации документооборота;
управления документами в системе электронного документооборота;
порядок контроля исполнения документов и поручений.

Требования распространяются на бухгалтерскую, кадровую и другую специальную документацию в части общих принципов работы с документами. Детально описаны процедуры подготовки к передаче на архивное хранение и выделения к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

При этом не подпадают под действие новых правил делопроизводства работа с документами, содержащими государственную тайну, а также документооборот по обращениям граждан и юридических лиц в части, регулируемой отдельными федеральными законами.

На основе общих правил Росархива органы власти и местного самоуправления вправе разработать типовые и примерные номенклатуры дел для себя и подведомственных организаций. До утверждения такие рекомендательные документы необходимо согласовать с территориальным органом Росархива или государственным / муниципальным архивом.

Как проставлять отметки

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», ФИО, должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенное в правила оформления приказов в делопроизводстве по ГОСТу в 2021 г., — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта ее еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Делопроизводство-2020: новые требования к оформлению бумаг

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:

гриф ограничения доступа;
отметка об электронной подписи;
наименование структурного подразделения — автора документа;
наименование должности лица — автора документа.

Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.

Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
Соблюдение полей:

20 мм – верхнее и нижнее;
10 мм – правое;
20 мм – левое;
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

Межбуквенный интервал – обычный;
Единичный пробел между словами;
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Правила обращения к адресату

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

ФИО;
Контактный телефон;
Должность;
Электронная почта;

При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

Согласовано, отказано, не возражаю;
ФИО;
Подпись;
Дата;

Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Регламент – это «общественный договор» работников организации. Он возникает там и тогда, где и когда появляется осознанная необходимость в рациональном разделении областей ответственности, гармонизации усилий для достижения общего результата.

Для успешной регламентации процесса необходимо стремление участников процесса и потребителей его результатов к достижению взаимовыгодного позиционирования себя в этом процессе. Поэтому психологической предпосылкой регламентации будет либо наличие «критической массы» работников, желающих навести порядок в процессе, либо твердая воля руководства. В обоих случаях правильное решение родится не сразу и потребует время на приобретение сторонников.

Об организации разработки регламентирующей документации подробно рассказано в специальной литературе [3], [18], [21], [39], поэтому ограничимся несколькими важными на наш взгляд замечаниями.

Потребитель результатов процесса должен четко сформулировать требования к этим результатам.
Цель процесса должна формулироваться извне процесса.
Рабочая группа разработчиков регламента (или комплекса нормативных документов) должна правильно определить объекты, участвующие в процессах, и границы процессов. На этом этапе полезно рисование разнообразных схем, диаграмм и таблиц. Наиболее удачные из них – те, которые отражают суть и особенности описываемого процесса – следует включить в приложения к регламенту.
Классификаторы и справочники, связанные с процессом, должны быть тщательно проработаны.
Формы неунифицированных документов должны быть спроектированы с большой аккуратностью.

Рабочая группа разработчиков регламента должна включать специалистов, непосредственно занятых в процессе, а также потребителей результатов процесса. Если до регламентации при исполнении процесса имели место конфликты, то представители конфликтующих сторон должны войти в состав рабочей группы или, по крайней мере, должны приглашаться на ее рабочие заседания. Общее методическое руководство разработкой регламента может осуществлять специализированный отдел организации (обычно называемый отделом организационного развития, отделом корпоративных технологий, отделом интегрированного менеджмента качества и т.п.).

Поможет ли работе над регламентом использование специализированного программного обеспечения для описания процессов? Такое программное обеспечение позволит грамотно изложить уже принятое решение об организации процесса, но вряд ли поможет его найти. Исключение составляют случаи, где для поиска оптимального решения нужны многочисленные расчеты – здесь уже не избежать моделирования процесса в специальных программных средах. Несомненная польза от специализированного программного обеспечения для описания процессов состоит в автоматическом контроле ссылочной целостности описания.

Начав «с места в карьер» разрабатывать процесс в специальной среде и выбрав определенный формальный язык для представления процесса, можно столкнуться с тем, что выразительных возможностей этого языка не хватит для отражения особенностей процесса. Поэтому рекомендуется в начале работы использовать самые простые языки описаний и по мере раскрытия особенностей процесса детализировать описания. Наилучшая «проекция» процесса и наилучший язык (или несколько языков) описания выявятся в конце работы. Именно эти «проекции» и языки и следует использовать.

После достижения ясности относительно перечисленных компонент регламента можно подготовить черновой вариант текста и перейти к его согласованию. Нужно быть готовым к тому, что представления об описываемом процессе и текст регламента могут подвергнуться самым радикальным изменениям.

Получив согласие всех заинтересованных сторон, следует подготовить план мероприятий по внедрению регламента. Этот план может быть отражен в приказе об утверждении регламента (или стать приложением к приказу). Среди мероприятий могут быть:

признание утратившими силу локальных нормативных актов, ранее регламентировавших процесс, описанный в новом регламенте;
внесение дополнений и изменений в локальные нормативные акты в связи с утверждением нового регламента;
разработка новых локальных нормативных актов, необходимых для работы по новому регламенту;
доработка или внедрение новых модулей автоматизированных информационных систем;
изготовление бланков неунифицированных документов, используемых в соответствии с новым регламентом;
изменения и/или дополнения к штатному расписанию;
поиск кандидатов на новые должности; назначение или перевод работников на новые должности;
обучение исполнителей процесса новым правилам работы;
разъяснительная работа среди исполнителей процесса;
сопровождение членами рабочей группы (разработчиками регламента) работы исполнителей в рамках нового процесса (так сказать, «опытно-промышленная эксплуатация» нового регламента);
корректировка текста регламента по итогам «опытно-промышленной эксплуатации»;
введение в действие скорректированной версии регламента;
определение процедур контроля качества регламента.

Система отечественных стандартов серии ИСО на системы управления документами

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» 7 , а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» 8 . В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском.

Назначение и структура ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management».

Приказом ФГУП «Стандартинформ» Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 утвержден и вводится в действие с 1 июля 2007 г .

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 состоит из 11 разделов:

● Термины и определения;

● Преимущества управления документами;

● Политика управления документами и ответственность;

● Требования к управлению документами;

● Процессы управления документами и контроль;

● Мониторинг и аудит;

Данный стандарт содержит также Предметный указатель и Приложение А (справочное) «Сведения о соответствии ссылочных международных стандартов национальным стандартам Российской Федерации» *.

Стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначенными для внутреннего или внешнего пользования.

Положения стандарта являются рекомендациями в отношении создания систем управления документами, включения в них документов, а также обеспечения соответствия подлинных документов установленным в стандарте характеристикам (аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования и др.).

Действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 распространяется на документы (всех форматов и на всех носителях), создаваемые или получаемые государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность.

Стандарт носит рекомендательный характер, что установлено Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании». Вместе с тем нельзя забывать о том, что стандарт содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001, а следовательно, обязателен для исполнения в организациях, аттестующихся на соответствие системам менеджмента качества (СМК). С учетом того, что специфика стандартов ИСО серии 9000, 14000 и других стандартов ИСО, регулирующих системы менеджмента качества различных сфер деятельности, заключается в нацеленности на повышение конкурентоспособности продукции и услуг, доверия потребителей этих услуг и продукции, кредиторов и инвесторов, а также на снижение рисков, связанных с производством, изменением внешней (в т.ч. нормативной) среды и другими факторами, можно провести прямую аналогию с ИСО 15489-1-2007 ввиду той же принципиальной значимости этого стандарта для процессов управления документами, в частности сферы документационного обеспечения управления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками организации (в том числе управляющими документацией, специалистами смежных информационных профессий, руководством организации, руководителями структурных подразделений, администраторами систем управления документами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных инструкциях и организационно-распорядительных документах организации. Особая ответственность в области управления документами должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации».

В данном случае представляет интерес дифференциация ответственности в области управления документами между сотрудниками организации в зависимости от их должностных обязанностей и занимаемого поста. Например, специалисты в области управления документами отвечают за все его аспекты, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности. Администраторы систем управления документами отвечают за точность введенной документации (документов), удобство их воспроизведения и восприятия, а также за доступ персонала организации к этим документам. Ответственность руководства заключается в поддержке политики управления документами во всей организации и т.п. Вместе с тем все сотрудники организации ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

Стандарт содержит ряд требований к процессам управления документами и закладывает принципы разработки программ управления документами. Основным принципом, позволяющим обеспечить непрерывность деловой деятельности организации, ее соответствие нормативной среде и требованиям отчетности, является необходимость «создавать и сохранять аутентичные, достоверные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени». Важным положением стандарта в этой связи является то, что информационные и коммуникационные системы, прикладные программы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности «следует проектировать, модифицировать или перепроектировать так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности это не мешало созданию соответствующих документов как составной части системы управления документами».

Решение данной задачи предполагает в том числе:

определение требований (в зависимости от уровня управления) к составу, качеству и порядку предоставления информации, к принимаемым решениям.

Информация должна быть полной, объективной, актуальной, непротиворечивой, достоверной, детализированной до требуемой степени. Требования к оформлению и способы передачи информации определяются в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения, и решаемыми задачами;

организацию предоставления участникам проектной деятельности, принимающим решения, необходимой и достаточной информации. К такой информации в том числе относятся: раннее предупреждение об отклонениях, проблемах и рисках, сведения о неразрешенных проблемах и конфликтах (их эскалация), а также предлагаемые варианты решений;
координацию взаимодействия участников проектной деятельности, связанную с принятием необходимых решений на соответствующем уровне управления;
организацию работы органов управления проектной деятельностью, включая подготовку, согласование, представление необходимых материалов к заседаниям;
организацию контроля исполнения принятых решений, а также принятия мер при их неисполнении.

Для решения данной задачи проектный офис может осуществлять ряд действий с информацией по Компонентам ПД, в том числе: собирать, распространять, анализировать, проверять и (или) подтверждать соответствие требованиям, контролировать ее предоставление заинтересованным сторонам и, в установленных случаях, проводить моделирование предлагаемых решений, формулировать рекомендации на основе информации, архивировать информацию для последующего использования.

Организация и поддержка информационного обмена между участниками проектной деятельности предполагает создание условий для оперативного, удобного и качественного обмена (без потерь, искажений, дублирования) информацией между участниками. Должны быть определены заинтересованные стороны, виды, средства, каналы и частота коммуникаций. Проектный офис регулярно осуществляет анализ существующих коммуникаций, в том числе на основе обратной связи от участников, собирает и готовит предложения по улучшению процесса, организует мероприятия, направленные на решение коммуникационных проблем.

Проектный офис консолидирует информацию, связанную с проектной деятельностью, содействует перераспределению информации между различными участниками в соответствии с их ролями и потребностями, выступает единым координационным центром процессов проектной деятельности.

Корпоративный проектный офис

Основное назначение данного проектного офиса: Корпоративный проектный офис отвечает за создание и развитие СМПД организации,

Корпоративный проектный офис должен подчиняться непосредственно руководителю организации или заместителю руководителя организации (по направлениям: развитие бизнеса, производство и операционная деятельность, стратегия, проектное управление, экономика и финансы).

В случае, если в организации существует несколько проектных офисов, в большинстве случаев другие проектные офисы функционально подчиняются корпоративному проектному офису.

Характеристики профиля:

Решаемые задачи:

Создание, поддержка и развитие работающей системы правил проектной деятельности
Создание, поддержка и развитие системы принятия решений по проектной деятельности
Организация управления знаниями и содействие формированию компетенций участников проектной деятельности
Централизованное выполнение процессов и (или) управление проектными ресурсами
Создание комфортной среды для участников проектной деятельности
Оптимизация выполнения процессов проектной деятельности

Связь со стратегией: стратегия, инвестиционная стратегия

Охват объектов управления: портфель, программа, проект
Организационный охват: корпорация

Перечень ключевых функций:

1. Управление идеями, инициативами и технико-экономическими обоснованиями

2. Управление целевыми и контрольными показателями

3. Отчетность и информирование заинтересованных сторон

4. Планирование и организация работы коллегиальных органов (например, Управляющие комитеты, Проектные комитеты)

5. Популяризация проектной деятельности и развитие проектной культуры

6. Развитие персонала и команд, кадровое обеспечение Компонентов ПД

7. Развитие и администрирование системы стимулирования участников Компонентов ПД

8. Организация внедрения и сопровождения ИСУП

9. Методологическое обеспечение проектной деятельности

Охват обеспечивающих элементов СМПД: создает и развивает все элементы

Использование аутсорсинга и географическая распределенность определяются особенностями организации.

Типовой состав ролей корпоративного проектного офиса:

Руководитель проектного офиса
Портфельный менеджер
Консультанты (администраторы) портфелей
Эксперт-аналитик
Методолог
Тренер
Функциональный администратор ИСУП

Особенности внедрения/факторы успеха:

1. Необходимо назначить куратора проектной деятельности из состава высших руководителей организации — руководителя организации или одного из его заместителей. Куратор проектного управления – должностное лицо в организации ответственное за успешное функционирование СМПД и / или проектного офиса, в т.ч. за предоставление ему необходимых ресурсов и полномочий. Куратором проектного управления в организации назначается одно из высших должностных лиц в организации. В государственных или коммерческих компаниях такими руководителями могут быть – генеральный директор, главный исполнительный директор, председатель правления, члены правления, заместители генерального директора, в органах государственной власти – руководители или заместители органа государственной власти.

2. В организации должен быть сформирован и регулярно собираться высший коллегиальный орган по управлению проектной деятельностью организации (Проектный комитет), включающий руководителя Проектного офиса. Председателем Проектного комитета должен являться руководитель организации или куратор проектного управления.

3. Рекомендуемая частота проведения Проектного комитета – не реже 1 раза в месяц. Проектный комитет должен обладать полномочиями для решения любых вопросов в отношении проектной деятельности, если таковые не могут быть решены в рабочем порядке. Повестка и материалы встречи готовятся проектным офисом.

4. На роль руководителя проектного офиса (Далее — РПО) должно быть назначено лицо, имеющее опыт организации проектных офисов и/или внедрения проектного управления. РПО должен иметь высокий уровень должностной позиции в структуре организации и необходимые полномочия, позволяющие «на равных» обсуждать вопросы, касающиеся проектной деятельности с кураторами отдельных портфелей, программ и проектов и требовать выполнения нормативно-регламентирующих документов, эскалировать вопросы на уровень куратора проектной деятельности и Проектного комитета.

5. За проектным офисом должны быть закреплены полномочия, с учетом зафиксированных целей проектной деятельности, в том числе:

право требования выполнения утвержденных нормативно-регламентирующих документов по проектной деятельности
право на подготовку и/или проверку информации и отчетности, контроль выполнения участниками проектной деятельности требований нормативно-регламентирующих документов перед принятием ключевых управленческих решений по проектной деятельности, в т.ч. на Проектном комитете, включая создание, изменение и закрытие Компонентов ПД.
возможность контролировать и/или ограничивать использование финансовых, организационных и человеческих ресурсов организации при отсутствии необходимых решений Проектного комитета и других уполномоченных участников проектной деятельности,
право на участие в определении квалификационных требований к участникам проектной деятельности и их оценку в соответствии с предъявляемыми требованиями,
право на эскалацию проблем и вопросов в отношении функционирования СМПД, планируемых или реализуемых Компонентов ПД, участников проектной деятельности на уровень куратора проектной деятельности и/или Проектного комитета,
право на подготовку и представление рекомендаций и предложений в отношении реализуемых или планируемых Компонентов ПД, их соответствия стратегии организации
право на участие в формировании механизмов стимулирования участников проектной деятельности
право на участие в определении целевых показателей для участников проектной деятельности, а также их оценке и определении влияния достигнутых показателей на вознаграждение участников проектной деятельности

Объем полномочий должен быть согласован с целями проектной деятельности организации, со степенью ответственности проектного офиса за их достижение и с целями и полномочиями других подразделений организации.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021 г.

Почти весь документооборот ведется на компьютере, но допускается и бумажная документация (п. 3.1 ГОСТ). Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по ГОСТу в 2021 г. оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 Госстандарта). Кроме того, при создании документации на двух и более страницах, второй и следующие листы необходимо пронумеровать. Номера страниц проставляют в середине верхнего поля на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

По новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12, 13, 14. Ранее в Госстандарте в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в новой редакции наименования шрифтов убраны.

Другие правила оформления делового письма по ГОСТу в 2021 году:

Для экономии места уменьшают шрифты в таблицах.
Интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см (Приказ 244-ст от 14.05.2018).
Регламент устанавливает требование к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 Госстандарта).

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
ФИО его владельца;
срок его действия.