Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Управленческий учет — как организовать и как вести». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ряд специалистов считает, что управленческий учет на предприятии – это методика подготовки и оценки сведений о работе компании. На наш взгляд, гораздо более точным будет определение управленческого учета как особого и, возможно, единственно правильного способа управления бизнесом, опирающегося на планирование и анализ именно системы, а не отдельно взятого процесса, то есть всех без исключения процессов, на всех участках работы в их взаимосвязях друг с другом.
Организация системы управленческого учета на предприятии
Организация системы управленского учета на предприятии нужна в первую очередь для того, чтобы все бизнес-юниты получали информацию и различные экономические сведения о деятельности компании для эффективной реализации своих функций. То есть в какой-то мере управленский учет можно рассматривать как систему обеспечения информацией (не в широком смысле, а в части задач управленческого учета), хотя данное определение не раскрывает всей полноты функций управленческого учета на предприятии.
Как уже было упомянуто, управленческий учет в реальности отражает синергию бизнес-процессов отдельно взятого предприятия, что в конечном итоге и дает возможность бизнес-юнитам компании повышать эффективность своей работы. Поэтому система управленческого учета на современном предприятии не может рассматриваться как отдельно взятый инструмент или набор каких-то специфических функций.
Можно сказать, что управленческий учет или система управленческого учета, как совокупность множества обособленных процессов, включает в себя практически все аспекты жизни предприятия: отображает результаты финансового планирования, контроля расходов, прогнозирования доходов, инвестиционного планирования, внешнего финансирования, продуктивности, нормативов и эффективности работы подразделений компании.
Этапы создания системы управленческого учета
Как алгебра не может быть раньше арифметики, так же и сложные функции управленческого учета могут выполняться на должном уровне только после того, как реализованы более простые.
Необходимость поэтапного внедрения даже «арифметики» управленческого учета в первую очередь связана с недостаточной квалификацией в финансовых вопросах руководителей всех уровней в обычной российской компании. Если на человека обрушить сразу большое число не понятных ему задач, связанных с управленческим учетом, он скорее всего не только не сможет их выполнять вовремя, но еще и станет допускать «проколы» по своим основным функциям.
Поэтому мы советуем руководителям принять тот факт, что создание нормально функционирующей системы управленческого учета требует от года до полутора лет и должно проводиться в 4 этапа. (Перечень основных задач каждого этапа приведен в таблице).
Логика действий проста. Прежде чем планировать будущее, надо уметь анализировать текущее состояние, оценивать имеющиеся возможности и ограничения. Для полноценного анализа нужна полная и достоверная информация.
Поэтому первый этап — это постановка системы сбора полной и достоверной финансовой информации по компании в целом.
Иногда от генерального директора слышишь, что в его компании сбор реальной финансовой информации уже поставлен. Как удостовериться в том, правда это или руководитель искренне заблуждается? Попросите у него три старых «добрых» документа:
- баланс;
- отчет о прибылях и убытках;
- отчет о движении денежных средств за какой-нибудь период.
Только пусть они будут не из официальной отчетности, а реальные, сделанные по данным его управленческого учета. Если хотя бы одного документа он вам представить не смог, есть основания сомневаться, что управленческий учет в его компании собирает всю финансовую информацию.
Ну а если все запрошенные документы в наличии, то сравните прибыль, указанную в балансе, с прибылью, посчитанной в отчете о прибылях и убытках. И еще: сравните общую сумму денежных средств в балансе с остатком денежных средств, отраженным в отчете о движении денежных средств.
Если что-то не сходится, то за прохождение первого этапа построения управленческого учета «пятерку» компания не заслужила. Предстоит «переэкзаменовка».
Объекты управленческого учета
Подсчет затрат входит в число наиболее важных задач управленческого учета в компании. От того, насколько объективна и оперативна будет информация, особенно в части издержек, зависит эффективность принимаемых руководством решений. Поэтому так важна своевременная фиксация показателей использования ресурсов в текущей деятельности предприятий. Для наибольшей эффективности рекомендуется применять специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разбить на следующие группы:
- производственные ресурсы;
- хозяйственные процессы;
- доходы и затраты;
- структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).
Выбор программного обеспечения
Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.
Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.
Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.
Из личного опыта
Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.
Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.
Что такое сметное бухгалтерское планирование?
Сметное бухгалтерское планирование:
- является основой (базой) финансового и инвестиционного планирования;
- позволяет учесть индивидуальные потребности и особенности конкретных предприятий;
- является планом рыночной экономики.
Особенности сметного планирования заключаются в использовании:
- учетной методологии, принципа двойной записи, бухгалтерских счетов;
- документов, по форме приближенным к бухгалтерским;
- отчетных бухгалтерских документов для сравнения факта с планом (бюджетом);
- требований учетной политики в части методов списания товароматериальных ценностей (ТМЦ), методов распределения косвенных и накладных расходов, а также методов формирования себестоимости.
Что является объектами управленческого учета на предприятии
Подсчет затрат входит в число наиболее важных задач управленческого учета в компании. От того, насколько объективна и оперативна будет информация, особенно в части издержек, зависит эффективность принимаемых руководством решений. Поэтому так важна своевременная фиксация показателей использования ресурсов в текущей деятельности предприятий. Для наибольшей эффективности рекомендуется применять специальные программы. Все объекты управленческого учета можно разбить на следующие группы:
- производственные ресурсы;
- хозяйственные процессы;
- доходы и затраты;
- структурные единицы (с локализацией доходов и затрат по местам возникновения (ЦФО)).
Это один из разделов управленческого учета и отчетности в компании, который охватывает все направления деятельности. С его помощью удается систематизировать процесс, распланировать траты и доходы, конкретизировать показатели по всем сферам и подразделениям.
Вся организация заключается в оформлении центров ответственности, распределении функционала и полномочий, выявления отдельных видов с максимумом деталей и возможностью формирования разновидностей планов.
С таким подходом становится возможным:
- достичь запланированных целей;
- разобраться в затратах и сократить те, что возможно;
- пользоваться имеющимися ресурсами рационально;
- распределять деньги фирмы оптимально и вдумчиво;
- повышать результаты хозяйственного функционала в общем.
Давайте рассмотрим примерную схему бюджетирования.
В чем похожи и чем отличаются финансовая и управленческая отчетность
Первый — рекомендован для использования всеми фирмами на территории РФ, которые функционируют легально. Его задача — предоставлять сведения внешним пользователям, например, в ФНС. Цель — формирование и демонстрация объективных данных, которые помогут принимать эффективные решения для оптимизации. Это база для анализа, основной предмет коммерческой тайны.
Обязательные отчеты нужны для показа инвесторам и кредиторам, а также всем лицам, которые заинтересованы во вложении капитала. Управленческий учет нужен для внутреннего корректного менеджмента. Он помогает разобраться в текущем состоянии, оперативно решать, что требуется, чтобы организация активно развивалась. С его помощью руководство своевременно реагирует на перемены во внешней ситуации и корректирует мероприятия, чтобы удалось достигнуть стратегических целей.
Формат финансового отчета стандартизирован и одинаков для всех компаний. Отчетность же разнообразна и утверждается каждой фирмой отдельно, в соответствии со своими требованиями. После того как они будут унифицированы, то оформление будет всегда одинаковым для каждого структурного подразделения.
Какие отчеты важны для ведения управленческого учета
В математике есть понятия необходимого и достаточного условия. Вы можете создавать любые отчеты, которые вам удобны, но 3 самых важных отчета обязательно должны присутствовать в управленческом учете:
Отчет о движении денежных средств (ДДС) покажет, что происходит с деньгами за определенный период: сколько было на начало периода, сколько пришло, откуда и куда ушло и сколько денег будет на конец этого периода.
Практически у всех предпринимателей есть ДДС, у некоторых есть отчет о прибылях и убытках (ОПиУ), он же отчет о финансовых результатах (или PNL). Используется, чтобы понять, насколько эффективно работает компания, либо ее направления. Он показывает, какая была выручка компании, сколько всего реализовано продукции, товаров и услуг, какие были расходы и какая прибыль у компании за требуемый период.
Баланс — это мгновенная фотография, которая показывает положение бизнеса, что у компании есть и откуда это приходит. Балансовый отчет формируют на конкретную дату, например, на 1 января. Этот отчет предприниматели почти не ведут и напрасно его недооценивают.
Три кита эффективного учета
Дмитрий Новгородцев, почувствовав необходимость перемен, решил установить в ларьках компьютеры, чтобы сканировать штрих-код на упаковке товаров и таким образом автоматизировать контроль за ходом продаж. Но достаточно ли одного этого, чтобы считать внедрение управленческого учета законченным? Нет. Чтобы действительно эффективно управлять предприятием, необходимо оперативно получать информацию по трем позициям, а именно: себестоимость товаров, ассортимент товаров и движение денежных средств.
Эти три раздела управленческого учета тесно связаны друг с другом, между ними постоянно происходит информационный обмен. Если вы будете вести учет только по одному из направлений, то вы никогда не увидите объективную и, главное, целостную картину. Скажем, какой прок от того, что вы составите только финансовый отчет о продажах? Глядя в него, вы все равно не увидите, как изменялся спрос на конкретные товары и какое их количество было продано.
Основа управленческого учета – структурированная информация, собираемая и анализируемая в мониторинговом режиме. Хорошо известно, что поиск и анализ данных – одна из прямых обязанностей службы маркетинга. Но очень часто маркетологи ограничиваются сбором только внешней информации – о конкурентной среде, ценах на отраслевом рынке и т. д. Цель управленческого учета – так называемый внутренний маркетинг, подразумевающий кропотливую работу по изучению самого предприятия. С его помощью можно составить полную картину финансово-экономического состояния компании в любой момент времени, выяснить запас ее прочности, определить потенциал и перспективы развития.
Управленческий учёт внедряется именно для повышения эффективности управления предприятием, а не для отчёта перед контролирующими инстанциями, например налоговой инспекцией. Это принципиальное отличие (см. таблицу). Поэтому нельзя поручать вести управленческий учёт бухгалтерии. Эту работу должен возглавлять планово-экономический отдел или финансовый директор компании.
Приступая к внедрению управленческого учета, первым делом необходимо определить, кто возглавит эту работу. Наиболее целесообразно поручить ее финансовому директору компании. Он должен будет выполнить три задачи:
- Разработать динамический метод расчета себестоимости и в дальнейшем применять его на практике.
- Разработать систему классификации ассортимента и подсчета затрат. Эта задача потребует провести инспектирование всех производственных подразделений предприятия, чтобы изучить механизмы образования затрат на каждом участке, оценить их целесообразность и обоснованность.
- Создать компьютерную систему учета и анализа данных о деятельности предприятия (програм-мное обеспечение и рабочую модель учетных форм в Exel).
Однако владельцу бизнеса или топ-менеджеру, с головой погруженному в повседневные дела предприятия и опутанному сложными нитями межличностных связей, будет довольно трудно объективно оценить ситуацию. Очень важен квалифицированный взгляд со стороны. Да и не в каждой компании есть специалисты, которые могут выполнить весь сложный комплекс работ, связанных с постановкой управленческого учета. Поэтому если ваша фирма намерена решить эту проблему действительно эффективно, не стоит изобретать велосипед. Лучше всего пригласить профессиональных консультантов. Благо в крупных городах сейчас немало консалтинговых компаний, которые предлагают свои услуги.
Во сколько обойдется их помощь? Все зависит от масштаба бизнеса и сложности задачи. Внедрение “под ключ” сложной ERP-системы на крупном промышленном предприятии может стоить до $1 млн. Постановка управленческого учета в торгово-производственной фирме, совершающей в месяц 2000-3000 учетных проводок, в условиях Москвы даже “по знакомству” будет стоить не менее $7-12 тыс., а обычно – еще дороже. Но, во-первых, для выполнения такого заказа потребуется как минимум два человека – финансист и программист. Во-вторых, они в течение полугода будут ходить в вашу фирму как к себе на работу.
Самый дешевый вариант – попросить консультанта за $2-3 тыс. обучить вашего финансового директора принципам управленческого учета и разработать учетные формы в Eхсеl для нужд вашей фирмы. Но тогда всю остальную работу финдиректору придется делать самому. А для этого он должен как минимум быть неплохим программистом.
Перед постановкой управленческого учета. Несколько важных правил
Внедрение управленческого учета – это процесс масштабный, затрагивающий всех работников предприятия, хотя, казалось бы, он должен затрагивать только сотрудников финансовых служб. Но нет, настраивая управленческий учет, вы должны сделать стройную систему, в которую исходные данные попадают в самом начале процессов (данные о заказе – из CRM, данные о начислении заработной платы – из табеля и т.д.), и лишь обрабатываются далее.
Иначе получится повторение уже пройденной многими лоскутной автоматизации. Доказано опытом – лоскутная автоматизация это дорого и неудобно.
Любой масштабный проект требует нескольких важных шагов:
«Билфингер» решил проводить внедрение управленческого учета собственными силами, поэтому на работу были приняты два сотрудника финансового отдела, имевшие богатый опыт автоматизации на базе «1С». Несколько раз в течение проекта привлекались внешние консультанты на отдельные блоки внедрения.
Выбор программного обеспечения
Ничуть не менее ответственный шаг – это выбор программного обеспечения, в котором будет вестись управленческий учет. Конечно, возможности у всех компаний разные, но моя настоятельная рекомендация – это выбор ОДНОЙ программы, в которой будет возможно осуществлять и операционную деятельность и параллельно автоматически формировать управленческий учет. Это в итоге даст вам большую экономию, чем покупка отдельных модулей, программ, в которые вы будете перекачивать первичную информацию, и руками вносить аналитики управленческого учета.
Смена программного обеспечения также может быть сопряжена с выпрямлением бизнес процессов, выявлением и уничтожением задвоенных процессов, двойного ввода и прочее. То есть попутно с внедрением управленческого учета вы еще и процессный подход в компании реализуете, что, вы знаете, всегда неплохо.
Есть примеры компаний, которые ведут управленческий учет в Microsoft Excel, но я бы этого не советовала. Сегодня есть великое множество ERP и просто управленческих систем, которые можно грамотно вписать в деятельность предприятия. Эти системы настроены на разные отрасли бизнеса и содержат разные «фишки» пригодные для того или иного предприятия, но всегда надо быть готовым к тому, что какие-то формы, процесс придется дописывать по себя.
Мы выбрали «1С:Управление производственным предприятием» для автоматизации управленческого учета, на тот момент это решение более всего подходило для наших целей. Если бы я выбирала сейчас, выбор пал бы на «1С:ERP Управление предприятием», но тогда ее еще не было на рынке.
Напомню, группа компаний эксплуатировала несколько баз в «1С:Бухгалтерии 7.7», мы волевым решением слили их в 1С:Управление производственным предприятием», чем уже сильно увеличили управляемость и ускорили формирование отчетов.
Еще одной особенностью нашего бизнеса было формирование себестоимости на 20 счете и потом его закрытие на 90-й, ведь бизнес по сути был – услуги. В этой логике классическая связка «1С:Управление производственным предприятием» была чрезмерна для наших бизнес- процессов, поэтому мы доработали механизм закрытия и формировали себестоимость прямо на заказ покупателя.
Доработкой было также и создание формы коммерческого предложения для дополнительных работ, а потом формирование из нее заказа покупателю.
Были доработаны табели и кадровое делопроизводство с тем, чтобы персонал можно было принимать по управленческому учету на конкретный ЦФО – здание, и можно было переводить между зданиями и формировать табели в разрезе ЦФО, а не только отдела эксплуатации.
Была проделана большая работа.
Оговорюсь по срокам: мы начали проект в сентябре, разрабатывали майнд-меп и объединяли базы в «1С:Управление производственным предприятием» вплоть до декабря, а с января начали вести учет по-новому. При этом январь – март мы вели сами в офисе, не посвящая в новости производственный персонал на местах, а с апреля начали потихоньку подтягивать пользователей в систему.
Основные этапы построения управленческого учёта
Внедрять управленческий учёт совсем не просто. Предстоит длительная и кропотливая работа. Эта работа подразумевает наличие некоторых обязательных этапов. На практике перечень очень сильно увеличивается, но основные этапы всегда можно выделить:
- Определить финансовую структуру предприятия путем выделения центров финансовой ответственности.
- Разработать форму отчетности.
- Разработать классификаторы.
- Разработать методы учета затрат.
- Разработать инструкции, которые учтут все особенности.
- Провести работу по структуризации предприятия.
Прежде чем приступить к сбору и обработке информации, нужно четко определить, кто будет предоставлять данные. Понятно, что уборщик даже учёт чистящих средств-то не ведет. Тут нужно обязать выполнять эту функцию кого-то более значимого. Следовательно, нужна финансовая структура предприятия. В этой структуре нужно определить ответственных за введение необходимой информации, будь-то в систему или просто фактический учёт на бумаге.
Теперь нужно разработать форму финансовой отчётности.
Для каждого ответственного за внесение показателей следует разработать стандартный отчёт. Например, старший помощник младшего дворника должен вписывать количество швабр строго по установленному регламенту. Если регламент будет нарушен, то увольнять в шею такого сотрудника, который швабры посчитать не может. На практике это всё хоть и смешно, но без стандартизации не получится с подразделения получить нужный набор данных. В итоге, именно там, где в общей системе у вас нужно было вписать количество швабр с ручкой, образуется пробел.
Важно учитывать следующие принципы:
- Релевантность
- Оперативность доступа
- Распределение обязанностей между сотрудниками
- Достаточности и полноценности
- Пригодность к проведению анализа
- Понятности и однозначности
Как показывает практика ведения управленческого учета на предприятиях, управленческую отчетность можно разбить на три блока.
- Отчетность о финансовом положении
- Отчеты по ключевым показателям деятельности
- Отчеты об исполнении бюджетов предприятия и выполнении индикаторов
Исходя из перечисленных тезисов, можно представить себе всю объемность процесса построения автоматизации управленческого учёта. Только после всех перечисленных шагов нужно задумываться о выборе систем для автоматизации и подбору исполнителей.
Цели и задачи управленческого учета
Основной цель управленческого учета является обеспечение руководящего звена необходимой информацией для принятия обоснованных управленческих решений, что достигается следующими функциями:
- Информирование всех сотрудников компании нужной информацией для принятия решений и максимально продуктивной работы. Это может быть работа с проектами, клиентами; также это может затрагивать товарную матрицу, складские запасы и так далее.
- Прогнозирование, контроль и анализ экономических показателей бизнеса.
- Стратегическое развитие компании
- Наиболее выгодное распределение ресурсов компании
Основная задача управленческого учета – предоставление информации с помощью составления типизированных и индивидуальных вариантов отчетов. Вид и состав таких отчетов зависит от их назначения и меняется в соответствии с задачами в каждой конкретной компании.
Формирование структуры управленческого учета открывает возможность решения следующих задач:
- Сбор и консолидация информации о состоянии финансовых, трудовых и материальных ресурсах компании, анализ этой информации.
- Анализ отклонений затрат и доходов от утвержденных показателей.
- Оперативный расчет и планирование показателей себестоимости производимых товаров и услуг, анализ их отклонения от планов.
- Управленческий учет финансовой деятельности предприятия. Анализ финансовых результатов работы компании и отдельных её подразделений.
- Контроль и прогнозирование хозяйственной деятельности компании.
- Прогнозирование ожидаемых событий по различным видам деятельности компании на основе результатов прошедших периодов.
- Обеспечение всех заинтересованных сотрудников отчетностью в удобном виде.