Плюсы кадрового аутсорсинга материальные и не только

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Плюсы кадрового аутсорсинга материальные и не только». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Аутсорсинг по сравнению с традиционным наймом персонала в основном выглядит более привлекательно. При условии грамотного выстраивания этого процесса компании снижают постоянные затраты и решают свои важные кадровые задачи.

Кадровый аутсорсинг персонала — когда это необходимо?

Преимуществ у кадрового аутсорсинга несколько, но среди них можно выделить те, которые делают услугу незаменимой.

Кадровый аутсорсинг персонала для эффективного функционирования компании необходим в следующих случаях:

1. При заходе на российский рынок иностранного бизнеса. Кадровый аутсорсинг в этом случае поможет избежать:
   неэффективных затрат при поиске и найме специалистов;
2. юридических ошибок при оформлении трудовых договоров;
3. возникновения конфликтных ситуаций с работниками в будущем.
4. При необходимости сократить расходы на «обслуживающие» направления работы компании. Здесь можно сэкономить:
   на обустройстве рабочего места для кадровых сотрудников;
5. на обновлении программного обеспечения кадрового делопроизводства;
6. оплате труда кадровиков.
7. При стремительном развитии бизнеса, когда подбор сотрудников, их переобучение не успевает за основным процессом.
8. Если руководство компании не имеет возможности (или не считает приоритетным) самостоятельно заниматься кадровой политикой и желает передать это в руки профессионалов.
9. Когда фирма имеет несколько удаленных филиалов, сведения из которых должны быть собраны, обработаны и проконтролированы головным специалистом.
10. Когда компания испытывает трудности с наймом штатного кадровика.

Аутсорсинговый процесс — это особый формат работы, который на практике приобретает достоинства и недочеты. Понимая их, вы сможете для себя решить, что лучше доверить сторонним работникам, а что распределить штатным. К преимуществам относят:

• возможность сфокусировать внимание на основных видах деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи;
• получение услуг от работников с высокой квалификацией;
• гарантии выполнения требований и сроков и соответственно получение ожидаемого результата;
• экономия средств на зарплату;
• снижение обязательств перед налоговой.

Причины и преимущества кадрового аутсорсинга

Необходимость использования аутсорсинга персонала может быть следствием ряда причин, связанных с лимитом на увеличение штатов (переводящим деятельность из малого в средний бизнес), сезонным характером работ, отпусками сотрудников, оптимизацией административной нагрузки.

Аутсорсинг применительно к персоналу компании служит для повышения качества выполняемых работ и управляемости сотрудников, понижая риск некорректного поведения в ходе осуществления двойного контроля.

Преимущества, получаемые руководством компании в результате аутсорсинга, можно поделить на несколько видов:

1. Административные выгоды, в числе которых:
   • уменьшение расходов на кадровое делопроизводство и анализ профессиональных качеств принимаемых сотрудников до оформления трудового контракта;
   • отсутствие сложностей с профсоюзными организациями;
   • оперативное регулирование исполнителей (количество, состав) на отдельных объектах и отсутствие вынужденного простоя.
2. Экономические в виде:
   • возможности сохранения (получения) статуса малого предприятия;
   • использования упрощённой системы налогового учета и льгот по налогообложению;
   • перераспределения бюджетных статей, связанных с расходами;
   • сокращения затрат на выплату компенсаций;
   • возможности сосредоточения ресурсов на основном бизнесе, повышения за счет этого инвестиционной привлекательности предприятия и увеличения показателей выработки на одну штатную единицу;
   • оптимизации административных трат на сотрудников, привлечения специалистов для организации максимально эффективной деятельности или определенного процесса.
3. Правовые в виде:
   • снятия части юридической ответственности за работников, а также социального блока;
   • отсутствия формальных обязательств перед работниками;
   • отсутствия судебных и иных разбирательств по трудовым спорам;
   • помощи в поиске сотрудников на вакантные должности;
   • получения профессиональных консультаций по налоговым и трудовым вопросам.

Аутсорсинг персонала удобен как крупным, так и мелким предприятиям. Разница лишь в объеме перераспределяемых функций и конечных целях.

Аутсорсинг персонала бывает следующих видов:

1. Бухгалтерский. Детская школа английского языка недавно открылась и пока не может содержать штат бухгалтеров. Руководитель решил, что более выгодно будет делегировать бухучет сторонней организации.
2. Рабочего персонала. В небольшой офис агентства недвижимости 2 раза в неделю приходит уборщица со швабрами, тряпками и прочими инструментами, а еще раз в месяц приходит мойщик окон. К рабочему персоналу также относятся охранники, курьеры и другие работники неквалифицированного труда.
3. Технического и строительного персонала. В салоне красоты хулиганы выбили окна. Менеджер магазина обращается к строительной компании, чтобы те выделили рабочих для починки окон. К техническому персоналу относятся все виды работ по ремонту, строительству, монтажу электроустановок, наладке и т.д. Салонам красоты, да и другим видам малого и среднего бизнеса, накладно держать штат строителей – их услуги требуются крайне редко.
4. Складского персонала. Директор продуктового магазина обратился в аутсорсинговую организацию за товароведами, упаковщиками и кладовщиками. На первых порах это более выгодно и легче, чем нанимать собственных рабочих.
5. Временного персонала. Руководитель отдела продаж предприятия пищевой промышленности обратился в аутсорс-организацию, которая специализируется на риск-менеджменте. Руководителю нужно выяснить, какие могут возникнуть риски при реализации новой линейки продукции (ему нужна разовая услуга).
6. Персонала в IT-сфере. Руководитель образовательной интернет-платформы обратился в аутсорс-компанию, чтобы ее работники помогли внедрить быстрый анализ онлайн-статистики и сделали сайт доступным даже в пиковые нагрузки. Некоторые компании полностью делегируют обслуживание своей IT-сферы.

Какие плюсы у аутсорсинга персонала?

Среди главных преимуществ аутсорсинга персонала можно отметить:

• Сокращение затрат на управление персоналом. Все сотрудники, предоставляемые на условиях аутсорсинга, контролируются менеджером на объекте. Например, в каждом гипермаркете, с которым работает Newstaff, есть свой менеджер объекта. Он находится на площадке каждый день и помогает решить оперативные задачи, если они возникли.
• Увеличение эффективности и производительности персонала. Сотрудники аутсорсинговых компаний имеют большой опыт проектной работы и быстрее адаптируются к работе на новом объекте. В тех сферах, в которых текучка персонала высока, например, в ретейле или строительстве, это крайне важно для заказчика.
• Возможность использовать опыт внешнего поставщика услуг. Например, опыт работы Newstaff на рынке аутсорсинга более 15 лет. За это время мы выработали свои подходы к максимально эффективной работе персонала на аутсорсе.
• Сокращение времени на найм и обучение новых сотрудников. Всю работу по подбору и обучению компания-поставщик аутсорсинговых услуг берет на себя.

При этом, если вы заказываете аутсорсинг персонала в первый раз, можно столкнуться с рядом проблем. Например:

• Недостаточный контроль над персоналом в рабочих точках и управление качеством работы персонала.
• Передача конфиденциальной информации о компании-заказчике внешнему поставщику услуг.
• Различия в культуре и стиле работы между внешним поставщиком услуг и компанией-закачиком.

Лизинг относится к разновидности аутстаффинга, и там и там компания сотрудничает с аккредитованным кадровым агентством. При лизинге персонала действуют те же законодательные ограничения, о которых было сказано выше. Но, если при аутстаффинге действующие сотрудники выводятся за штат, то при лизинге клиент «арендует» нужных специалистов из штата агентства. От аутсорсинга лизинг отличается тем, что компания может взять в аренду только отдельных специалистов, тогда как договор на аутсорсинг можно заключить и с целой компанией, и с отдельным работником.

Преимущества лизинга

Лизинг помогает решить задачу, когда специалист нужен «здесь и сейчас», а времени на поиски этого специалиста нет. Это хороший вариант для проектных, разовых или сезонных работ. Например, нужно собрать урожай – это простая разовая работа, поэтому нет смысла оформлять работников на такой короткий срок. Тут стоит прибегнуть к услугам лизинговой компании, которая оперативно предоставит персонал на любой срок. Главное здесь – внимательно отнестись к выбору партнера, чтобы не попасть на недобросовестную компанию.

Если сравнить лизинг и аутсорсинг, то первый вариант подходит для непродолжительных и срочных проектов, а аутсорсинг – для долгосрочного сотрудничества и оптимизации рабочих процессов.

НАИМЕНОВАНИЕ	АУТСОРСИНГ	АУТСТАФФИНГ	ЛИЗИНГ
ОФОРМЛЕНИЕ	Договор подряда	Договор аутстаффинга	Договор аутстаффинга либо возмездного оказания услуг
КОМУ ПОДХОДИТ	строительная область сфера услуг сфера общественного питания бухгалтерия/кадры юриспруденция	Для любых профессий, требующих пребывания в офисе / на производстве	Для сезонных, проектных или разовых работ
СНИЖАЕТ ЛИ ЗАТРАТЫ НА ФОНД ОПЛАТЫ ТРУДА?	Да	Да, но нужно учитывать комиссию агентству	Да, если привлечь дешевую рабочую силу, мигрантов
ПОМОГАЕТ ЛИ ОПТИМИЗИРОВАТЬ НАЛОГИ?	Да	Да	Да
ЕСТЬ ЛИ ОГРАНИЧЕНИЯ?	Нет	Да	Да
КТО БЕРЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА КАЧЕСТВО РАБОТЫ?	Аутсорсинговая компания	Временный сотрудник	Временный сотрудник
КТО БЕРЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАЕМНЫЙ ПЕРСОНАЛ?	Аутсорсинговая компания	Ответственность распределяется между аутстаффером и фактическим работодателем	Ответственность распределяется между кадровым агентством и фактическим работодателем

Что такое аутсорсинг?

Современные экономические условия требуют от владельцев бизнеса держать под контролем свои затраты и культивировать конкурентные преимущества. Один из инструментов оптимизации затрат — привлечение компаний на аутсорсинг.

Предлагаю разобраться в этом явлении, выяснить при каких обстоятельствах аутсорсинг услуг выгоден собственнику бизнеса, на что следует обратить внимание при выборе аутсорсинговой компании?

Под аутсорсингом понимается передача на договорных условиях определенного вида предпринимательской деятельности внешнему (стороннему) ресурсу.

Для бизнеса наиболее выгоден аутсорсинг компаний, если услуги необходимы не на постоянной основе, а при возникновении производственной необходимости: например, нужно разработать форму контракта, получить юридическую консультацию по какому-то направлению, разработать маркетинговую стратегию, вести социальную сеть. Таким образом, компания экономит средства на ежемесячной оплате штатного специалиста.

Недостатки кадрового найма

Как и в каждой форме удаленного сотрудничества, существуют достоинства и недостатки аутсорсинга. К минусам подобных услуг относят риск обращения к непрофессиональной команде. Нужно очень ответственно подходить к выбору компании. Исполнитель должен быть опытным, обладать положительной репутацией и иметь профессиональные навыки.

Удаленность работников одновременно причисляют к преимуществам и недостаткам аутсорсинга. В случае если независимые сотрудники удалены от основного штата, есть риск непонимания корпоративного стиля. Такие работники не всегда в полной мере осведомлены о делах и проблемах компании.

Риск нарушения конфиденциальности — один из существенных минусов аутсорсинга. Сторонним сотрудникам часто доверяют ведение служебной документации компании. Если работник окажется недобросовестным, возникает вероятность разглашения коммерческой тайны. Доказать, кто именно совершил проступок, практически невозможно.

Также к рискам аутсорсинга относят невозможность контроля и отсутствие рычагов управления арендованными сотрудниками.

Прежде чем решиться к привлечению в компанию сторонних сотрудников аутсорсинга, плюсы и минусы этой услуги нужно тщательно просчитать. Учитывать важно не только достоинства, но и недостатки аутсорсинга.

Главное, правильно выбрать компанию, предоставляющую подобные услуги. ООО «СтройИнвестПроект» в Санкт-Петербурге предоставляет возможность подобрать персонал для аренды по выгодным ценам в кратчайший срок.

Что такое кадровый учет

Кадровый учет часто еще называют кадровым делопроизводством. Но в любом случае – это «документальное сопровождение» движения сотрудников на всех стадиях их трудовой деятельности.

Нередко встречается пренебрежение к заполнению кадровой документации, особенно со стороны бухгалтерии. Ведь именно бухгалтерам во многих организациях поручают кадровый учет в виде дополнительной нагрузки. Поэтому финансовые специалисты зачастую занимаются «кадрами» по остаточному принципу, не считая это чем-то важным.

Кадровый учет также подвергается проверкам со стороны контролирующих органов и наказание за нарушения может быть весьма ощутимым (ст. 5.27 КоАП РФ). В зависимости от вида и тяжести нарушения:

• должностное лицо заплатит штраф в размере 1 000 – 20 000 рублей;
• организация заплатит штраф в размере 30 000 – 100 000 рублей.

Когда аутсорсинг эффективнее отдела кадров

Аутсорсинг кадровых услуг – подходящий вариант для небольших юридических лиц с малочисленным составом.

Также такой способ формирования и управления персоналом выбирают в следующих случаях:

• если невозможно нанять надежного специалиста-кадровика с должным уровнем квалификации;
• при отсутствии отдела кадров и нежелании руководства – по любым причинам – иметь такое подразделение в структуре;
• при оптимизации расходов: экономия достигается за счет зарплаты специалистов, расходов на организацию их рабочих мест и рабочего процесса, оплаты программного обеспечения, повышения их квалификации и т. д.;
• при масштабных изменениях функций, переобучении работников, смене деятельности, подборе большого количества новых сотрудников – обычная кадровая служба может не справиться с таким объемом работы;
• при наличии нескольких филиалов, информация о работниках которых должна обрабатываться в одном месте;
• при открытии в нашей стране представительства иностранной компании: подбирать, оформлять персонал, решать трудовые вопросы, вести делопроизводство приходится с учетом специфики такой формы деятельности, повышенных требований к формированию штата.

Содержать собственную службу кадровиков имеет смысл на больших предприятиях со сложными схемами работы.

Чтобы предприятие могло сосредоточиться на своей основной деятельности, все рутинные или неосновные задачи можно вывести на аутсорс. Так аутстаффинг персонала оптимален для бухгалтерских служб и для кадровиков.

Небольшая собственная численность предприятия может быть выгодна. Такая организация будет считаться малой, для неё могут быть предусмотрены какие-то льготы или преференции. Чтобы сохранить этот статус, штат должен быть минимизирован в том числе при помощи аутстаффинга. Люди будут работать в интересах организации, но не будут при этом её штатными сотрудниками.

Когда кадровый аутсорсинг будет полезен?

Он выручит в случае, когда компания:

• не имеет достаточных ресурсов для поддержания полноценного отдела кадров для ведения делопроизводства;
• нуждается в быстром и эффективном найме новых сотрудников;
• нуждается в экспертной помощи в области управления персоналом;
• хочет сосредоточиться на своей основной деятельности и усилении бизнеса, а не на управлении персоналом;
• хочет сократить затраты на управление персоналом и снизить риски связанные с нарушением трудового законодательства;
• хочет на короткий срок увеличить производительность, но нет возможности найма новых работников;
• недостаточно знакома с законодательством, регулирующим кадровую работу, и не может позволить себе наличие собственного штата;
• должна провести реструктуризацию бизнеса, в результате которой необходимо уволить большое количество сотрудников;
• не имеет достаточного опыта в подборе и обучении персонала;
• не имеет возможности предоставить работникам все необходимые условия работы, включая социальные льготы и медицинское страхование.

В целом, услуги аутсорса персонала и кадрового делопроизводства могут быть полезны в ситуациях, когда компании нужно быстро решить проблему с персоналом или оптимизировать свои кадровые процессы. А еще при аутсорсе услуга может выручить малый бизнес, ведь на таком предприятии работы для кадрового работника, скорее всего, будет немного, и сотрудник будет “простаивать”.

1. Впервые термином «аутсорсинг» назвали договор между компаниями Kodac и IBM. Присвоил это название Говард Андерсен – основатель «Янки Груп» – в 1990 году.
2. Предоставление услуг аутсорсинга персонала – очень популярная схема работы для европейских, американских стран и Израиля. Ее используют 80–95 % компаний малого и среднего бизнес-сегмента.
3. Зачастую компании поручают сторонним специалистам подбор персонала. Аутсорсинг в этом случае – очень удобный вариант. Первой так поступила компания First American (США). Договор корректировали, улучшали, но за 5 лет благодаря ему удалось сэкономить 12,3 млн долларов.
4. Известные политики тоже оставили след в истории аутсорсинга. Так, бухгалтерский аутсорсинг ADP основал будущий сенатор штата Нью-Джерси Фрэнк Лаутенберг. А компанию EDS – одного из первых аутсорсеров в сфере IT – создал Росс Перо, баллотировавшийся в свое время на пост президента США.
5. Выгоден ли аутсорсинг персонала организаций? Сделать выводы помогают цифры. В XXI веке расходы на аутсорсинговые услуги превысили триллион долларов.
6. В 2002 году компания Procter & Gamble искала компанию-аутсорсера на предоставление IT-услуг. Сложенные вместе документы, полученные в качестве оферты на соответствующий договор, составили бы 180 см в высоту и весили 70 кг. Победила тогда фирма Hewlett-Packard. С ней заключили договор на 10 лет стоимостью 3 млрд долларов. В документе было 10 тысяч страниц.
7. Один работник крупного предприятия в США начал перекладывать часть своих рабочих задач трудолюбивым китайцам за символическую плату (20 % от зарплаты). Руководство, узнав о такой изобретательности, сразу же уволило предприимчивого сотрудника.
8. В 2004 году духовенству Ватикана вручили Шнобелевскую премию. Поскольку служителей не хватало, часть молитв о здравии решили передавать священникам Индии. Процесс был полностью отлажен, требы пересылались через религиозные организации. Священников из Индии не обидели. За свои услуги они получили в 5 раз больше, чем за аналогичную деятельность у себя в стране.
9. Государство США и Великобритании доверяет аутсорсерам даже сбор налогов.
10. Страны-лидеры на рынке аутсорсинга сегодня – Индия, Индонезия, Эстония, Сингапур, Китай, Болгария, Филиппины, Таиланд, Литва и Малайзия. Россия на 24 месте.

Как правильно составить договор аутсорсинга персонала

Как правило, юридически предоставление персонала – аутсорсинг оформляется между двумя бизнес-субъектами как договор на оказание услуг. Форма составления документа произвольная. Главное – соблюдать деловую и нормативную терминологию и общие правила делопроизводства.

В соглашении обязательно расписывают все условия сотрудничества. В большинстве случаев рекомендуется использовать не типовые соглашения, а индивидуальные.

Составляя договор аутсорсинга на предоставление персонала, внимательно оценивайте следующие нюансы:

1. Официальные термины в документе нужно использовать дословно, если рассматриваемая тема регулируется законодательно.
2. Предмет договора должен быть четко определен и максимально детализирован. Важно, чтобы в нем было сказано, какие работы нужно выполнить, какие обязательства несут участники, какие услуги необходимо предоставить и на каких условиях. Обычно специалистам-аутсорсерам платят за по факту отработанное время, результат и конкретный период.
3. Соглашения должны подписывать уполномоченные на это представители двух сторон. Это очень важно для специалистов по кадрам – их обязанности на предприятии на подписание такой документации должны быть указаны в трудовом договоре, дополнительных соглашениях к нему или правилах внутреннего распорядка.

Вот что обязательно должно быть описано в договоре:

• предмет;
• количество и квалификация привлекаемых сотрудников;
• объем работы, которую нужно выполнить;
• цена на услуги аутсорсеров;
• порядок оплаты привлеченным работникам;
• права и обязанности участников;
• период договора;
• порядок приемки услуг.

При этом сами договоры заключают на аутсорсинг разного типа:

• Полный. Аутсорсер узнает все (или почти все) о работе предприятия и оказывает все виды услуг в выбранном направлении. Например, может разрабатывать и внедрять оптимальные логистические решения на всех уровнях деятельности компании.
• Частичный. Аутсорсер получает лишь часть обязанностей в конкретном направлении. Допустим, обслуживает определенное программное обеспечение, но при этом не получает доступ ко всей IT-системе бизнеса.
• Совместный. Аутсорсер получает часть задач по субдоговорам. Например, бухгалтерию компании ведет один человек, а сдает налоговую отчетность привлеченный им подрядчик.
• Промежуточный. Здесь собственные специалисты предприятия передаются под управление аутсорсера.

Необходимо учитывать, что российское законодательство не регулирует вопрос выполнения работ на условиях аутсорсинга. Это, конечно, недостаток сотрудничества с компаниями-аутсорсерами. Именно поэтому единственный вариант контролировать ход выполнения условий работы с партнером – договор.

В документе нужно описать пути разрешения всех вероятных споров. Также должен быть указан подробный список выполняемых работ. Соглашение подписывают стороны, имеющие на это право. Иногда целесообразно проверять, есть ли у компании-аутсорсера лицензия на предоставление услуг.

Для каких компаний подойдет кадровый аутсорсинг в управлении персоналом

Мнение о том, что аутсорсинг — только для крупных, или наоборот, только для мелких компаний — это ошибка. Кадровый аутсорсинг персонала удобен и выгоден всем, разница в объеме передаваемых функций, и целях аутсорсинга.

Мелкие компании, как правило, передают кадровое делопроизводство и расчеты (иногда вместе со всей бухгалтерией), часто подбор офисного персонала и обучающие мероприятия (разовые, как правило). Здесь основная идея аутсорсинга — персонала невозможность содержать в штате необходимых узких специалистов.

В крупных компаниях департаменты HR включают в себя отдел подбора персонала, отдел кадров (делопроизводство), отдел обучения и развития. Расчет заработной платы и отчислений обычно входит в функционал бухгалтерии (где также это выводится в отдельный сектор).

Похожие записи:

• Как продать долю земельного участка – разбираем варианты
• КАК ПОЛУЧИТЬ КВОТУ НА РВП В 2023 ГОДУ?
• Новые льготы ветеранам труда в 2023 году