Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять журналы регистрации инструктажа». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Законодатель обязал нумеровать и прошивать собранные в дело бумаги, но не сообщил, как правильно нумеровать страницы документов и как нужно производить шнуровку. Что это для нас? Свобода действий и снижение ответственности. Как хотим, так и нумеруем. Как умеем, так и прошиваем.
Где найти правила по нумерации и прошиванию документов
Однако на практике стоит придерживаться определенных правил. На что ориентироваться? Еще недавно это делали с оглядкой на рекомендации Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденные Приказом № 76 от 23.12.2009, на ГОСТ Р 51141-98 и на отраслевые своды правил делопроизводства (Приказ Минкультуры № 536 от 08.11.2005, Приказ МНС № БГ-3-09/198 от 18.04.2003). Теперь они утратили силу.
Сегодня для работы используют «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления», утвержденные Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, и Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, утверждающий организацию работы с архивными документами. Изложенные там правила удобны, понятны и практичны.
Есть ли наказание за неправильную нумерацию или шнурование
При работе с журналами административная ответственность отсутствует. Ответственное лицо, допустившее ошибку в работе с такими документами, в том числе при их нумерации, можете привлечь к дисциплинарной ответственности на основании ст. 192 ТК РФ. Но необходимо соблюдать условие: обязанность, которую работник не сделал или сделал плохо, допустив ошибку, возложена на него трудовым договором или должностной инструкцией.
Ошибки в нумерации и несоблюдении правил шнурования Книги учета движения трудовых книжек и Приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладышей чреваты наказанием на основании ст. 5.27 КоАП РФ.
В 2005 г. закончила СПб Институт управления и права, направление «Менеджмент организации», в 2008 г. специализация «Трудовое право и кадровое делопроизводство». С 2008 года работаю на предприятии прецизионной механообработки.
Как и какими нитками шнуровать
В рекомендациях Росархива указано, что нитки используются прочные. На практике применяют специальные нитки для сшивания, шпагат, лавсановую ленту, выбор зависит от толщины документа. Для небольшого объема применяются обычные нитки.
Прошивка производится иглой, для большого объема документации дополнительно применяют дырокол, шуруповерт и прочную веревку.
Документы долговременного хранения прошивают в четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности прочтения всего объема текста.
Правила расположения прошивки по отношению к тексту:
- от текста до линии переплета соблюдается расстояние 2 см;
- листы сшиваемого документа не должны выходить за края обложки;
- если текст расположен близко к краю листа, приклеивается полоска бумаги, которая используется для прошивки.
Для чего должны вестись
В качестве основополагающего документа выступает журнал по охране труда (далее – ОТ). Он используется в целях фиксирования проведенных инструктажей. В рамках организации необходимо обеспечить разработку порядка оформления, а также назначить ответственное лицо. Немаловажную роль играет соблюдение периодов хранения, которые определены приказными бумагами.
Охрана труда – своеобразная система, способствующая сохранности жизни и здоровья сотрудников в процессе ведения трудовой деятельности, регламентируется огромным перечнем бумаг. Среди них можно выделить различные положения, программы, акты нормативного характера, приказы, программы.
Все это нужно для обеспечения оперативного контроля в рассматриваемой области. Ведение бумаг осуществляется согласно ГОСТ 12.0.004-90. Документы подобного плана носят обязательный и специальный характер.
Как правильно нумеровать журналы
На практике нумерация производится в соответствии со следующими правилами:
- используются арабские цифры;
- номер ставится в верхнем правом углу на некотором расстоянии от текста;
- в рекомендациях Росархива указано, что нумерация производится карандашом, но использование ручки не запрещено, и оно обеспечивает длительность сохранения номера;
- используется сплошная потоковая нумерация, номера на чистые листы, титульные листы, описи и листы-заверители не ставятся;
- номера ставятся не на страницы, а на листы, если цифры ставятся на каждой странице, это нужно отдельно указать на прошивке;
- если количество листов превышает 250, дело разбивается на части;
- ошибки в номерах исправляются зачеркиванием, рядом ставится заверительная надпись и подпись лица, исправившего ошибку.
Где найти правила нумерации и прошивания документов
Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.
Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в рекомендациях Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденных приказом №76 от 23.12.2009. В п. 3.5.3. указано, что полное оформление дела перед передачей в архив включает его прошивку. В приложении №24 к приказу процедура описана подробно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Существуют отраслевые своды правил делопроизводства, например:
- инструкция по документированию ЦБ РФ;
- типовая инструкция по делопроизводству для исполнительных органов власти, утвержденная приказом Минкультуры №536 от 08.11.2005;
- методические разъяснения о порядке заполнения отдельных форм, утвержденные приказом МНС №БГ-3-09/198 от 18.04.2003.
Организации вправе утвердить в локальных нормативных актах собственные правила проставления номеров на листах и сшивания документов с учетом обязательных отраслевых норм.
Где найти правила нумерации и прошивания документов
Нормативных, то есть обязательных для исполнения документов, регламентирующих процесс прошивки, нет. В ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело» указано только требование о производстве нумерации и системном хранении архивных дел, но процедура не описана.
Подробные правила нумерации и прошивки содержатся только в рекомендациях Росархива по разработке инструкции по делопроизводству, утвержденных приказом №76 от 23.12.2009. В п. 3.5.3. указано, что полное оформление дела перед передачей в архив включает его прошивку. В приложении №24 к приказу процедура описана подробно.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как правильно оформить книгу учета движения трудовых книжек. Используйте эти инструкции бесплатно.
Существуют отраслевые своды правил делопроизводства, например:
- инструкция по документированию ЦБ РФ;
- типовая инструкция по делопроизводству для исполнительных органов власти, утвержденная приказом Минкультуры №536 от 08.11.2005;
- методические разъяснения о порядке заполнения отдельных форм, утвержденные приказом МНС №БГ-3-09/198 от 18.04.2003.
Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом
как нумеруются журналы по листно или по страница как нумеруются журналы по охране труда как нумеруются журналы производства работ как нумеруются журналы учета как нумеруются журналы регистрации как нумеруются журналы регистрации фото как нумеруются журналы как нумеруются журналы работ как нумеруются журналы в делопроизводстве как нумеруются журналы по инструктажу
Необходимо пронумеровать все листы в журнале. Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. Журнал учета инструкций по охране труда 158. Знаки по «Инструкции по средствам защиты». Справочная информация: «Нужно ли нумеровать и прошивать журналы регистрации инструктажей?» Пошаговая инструкция данной процедуры. Кто и как заверяет. Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Последние записи. Как правильно сшивать документы. Журналы. Журналы регистрации инструктажа должны быть: пронумерован. Вы можете нумеровать страницы или листы журнала, менее трудоемким будет нумерация листов Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда. Инструкции по охране труда для работников организации на отдельные виды работ. Бланки и формы журналов по ОТ. Листы документов в составе разных частей (томов) дела нумеруются в пределах соответствующей части (тома) с Подскажите, пожалуйста, правильно ли нумерую листы у журналов и книг при прошивании? Нумеруется все в правом верхнем углу, карандашом! Откройте любую типовую инструкцию по делопроизводству! Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо Документы нумеруются. Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований. Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала Ведёте Журналы Учёта и Выдачи Инструкций По Охране Труда? А у Вас есть уже опыт при расследовании тяжелых несчастных случаев, когда у Вас были журналы без нумерации, шнуровки и печати? Правильно заполняем журналы регистрации инструктажей. Опубликовано: 13 июля 2015. Инструкцию для проведения вводного инструктажа по охране труда. Как правило, в организации заводится один журнал регистрации Нумерация листов. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Нумерация листов. Все листы журналов нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Нумерация. Листы в журналах должны быть пронумерованы. Нумеруются они в правом верхнем углу, карандашом, причем порядковый номер ставят на Образцы заполнения 2021. Заполнять журнал учета инструкций нужно следующим образом Подскажите, пожайлуста, как правильно надо нумеровать инструкции. До меня один инженер по ОТ нумеровал сквозными номерами, №1,2,3,4,5 и т.д., после него другой инженер ввел нумерацию ИОТ-Р-001-01, ИОТ-Р-001-02 и т.д
Рекомендуем прочесть: Возврат налога после покупки квартиры
Специфика заполнения журналов по охране труда
Теперь рассмотрим, на какие нюансы должен обратить внимание работодатель, заполняя журналы по охране труда.
Что касается обоих типов журналов инструктажа, важно обратить внимание на:
Порядок проведения вводного инструктажа по охране труда подробно описан в Путеводителе от К+, доступ к которому можно получить бесплатно.
Для заполнения журнала учета инструкций наибольшее значение имеет:
В отношении журнала выдачи инструкций следует обратить особое внимание на:
При заполнении журнала регистрации несчастных случаев важно указание:
Данные нюансы заполнения журналов по охране труда — в числе наиболее критически значимых. Это не означает, что иные графы или пункты документа можно не заполнять в принципе. Работать с ними тоже необходимо, но ошибки или пропуски записей в них могут быть не столь критичными, чем в элементах журналов по охране труда, отраженных выше.
Какие нужны на предприятии — перечень
Применение журнала на предприятии производится в процессе проведения тех или иных профилактических мероприятий.
Перед проведением журнал изымается специалистом по охране труда и в него вносятся данные о проводимом инструктаже, круге ответственных лиц и список должностей с указанием персональных данных, в отношении кого проводится мероприятие.
После проведения профилактических мер в журнале в обязательном порядке проставляются отметки (подписи) о проведении соответствующего вида инструктажа.
Также ответственные лица ставят свои подписи об осуществлении профилактических мер. После этого учетный документ доставляется к месту постоянного хранения.
Стандартный перечень таких журналов исходит из самих требований законодательства по проведению различных инструктажей.
Как правильно прошнуровать и пронумеровать
За счет рациональной прошивки бумаги подлежат систематизации. Кроме того, сокращается вероятность их подмены, подделки, порчи или утраты. Для прошивки и нумерации используются стандартные правила государственного стандарта ГОСТ.
- Несмотря на отсутствие четких инструкций в законодательстве, следует опираться на индивидуально разработанные требования организации.
- Следует провести ознакомление с общими советами по организации систематизации документов, которые могут быть полезными для проведения процедур.
- Прошивка в многостраничной документации осуществляется с применением классической иглы и нитки плотного типа.
- Для сшивания используется банковский шпагат, обычные прошивные нити или лента лавсановая.
- Начинать процесс нужно с подготовки отверстий (3-4 штук) в листах с использованием дырокола.
- Сначала игла вводится в среднее отверстие, а затем нить распределяется по сторонам – выше и ниже относительно средней дырки.
- После каждого «цикла» нужно возвращаться к середине. Лучше всего использовать схему двойной прошивки.
- Когда процесс окончен, игла с нитью вводится в центральное отверстие и выводится на «изнаночную» сторону скрепленных бумаг. Оставшийся кончик завязывается узлом.
Листы журналов по охране труда нумеруются ручкой или карандашом
- Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
- Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
- Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа.
- Видео: Как прошивать документы?
- Как сшить документы на уголок: схема
- Видео: Как сшить документы?
- Сшивание документов скрепкой степлера
- Видео: Как правильно прошивать документы?
- Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
- Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
- Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец
- Как прошить тетрадь учета: образец
- Видео: Как ИП прошить документы?
- Прошивка документов для архива
- Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
- Как прошить папку с документами?
- Видео: Подшивка дела
- Как сшить дело?
- Видео: Подшивка дела (1-й вариант).
- Видео: Подшивка дела (2-й вариант)
листа заклею концы, скреплю печатью. то есть с лицевой стороны последней страницы будет зав. надпись и печать а с обратной склеенная шнуровка и печать нумерацию страниц делать в верхнем правом углу доступ запрещен.
Общие правила ведения журналов регистрации инструктажей по охране труда
Журналы инструктажей по охране труда подтверждают соблюдение компанией требований законодательства РФ в части обучения трудящихся правилам безопасности, поэтому при проверках к ним предъявляются высокие требования. Когда проводится расследование причин травмирования трудящихся, они играют важную роль – позволяют установить, почему произошло нарушение ТБ: вследствие личной неосторожности пострадавшего либо из-за того, что не было организовано надлежащее обучение его ОТ.
Заполняя журналы инструктажей по охране труда, забудьте о:
• подтирания ластиком или лезвием, замазывание корректором, заклеивании клеток или строк;
• внесении записей карандашом или ручкой, которая может стираться;
• вырывании, замене, вставке листов;
• оставлении пустых строчек «на потом»;
• внесении записей заранее.
Если в процессе заполнения журнала произошла ошибка, нужно:
• аккуратно вычеркнуть всю строку;
• сделать пометку «ошибочная запись»;
• поставить дату и подпись;
• внести правильную запись в следующую строку.
Порядок заполнения журналов следует прописать в том же положении, в котором приводятся образцы журналов вводного инструктажа по охране труда и других разновидностей инструктирования. В нем же следует оговорить порядок их хранения и передачи в архив. Хранятся заполненные журналы в течение 10 лет после внесения последней записи.
Как нумеровать журналы
Чтобы понять, с какой страницы начинается нумерация журнала или дела, как и чем пронумеровывать, смотрим Приложение № 20 к указанным выше методическим рекомендациям, которое так и называется: «Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение».
Итак, если нам требуется что-то пронумеровать, например произвести нумерацию страниц в журнале по охране труда, делаем следующее:
Шаг. 1. Открываем первую страницу.
Шаг 2. В правом верхнем углу первого (верхнего) листа ставим цифру 1.
Проставленные цифры не должны задевать текст или мешать его прочтению.
Шаг 3. Переворачиваем страницу и на следующей таким же образом ставим цифру 2. Таким образом нумеруем все листы до самого нижнего в возрастающем порядке номеров.
Скрепление при помощи двух отверстий
Одним из самых простых способов скрепления документов – нитками, необходимо два отверстия, через которые пропускается нитка. Этот способ применяется при подготовке бумаг имеющих второстепенную важность. Давайте рассмотрим, как прошнуровать документы при помощи двух отверстий:
- Перед тем, как начать сам процесс сшивания листов потребуется подготовить дырокол, иголку или сапожное шило. Далее в документе делается два отверстия, через которые будет пропущена нитка. Следует обратить внимание на то, что при использовании обычной иглы следует соблюдать повышенную аккуратность.
В таком случае допускается описание на всей последней странице.
- После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
Правила охраны труда относится к нормам, нарушение которых регулируется Уголовным кодексом. А журнал регистрации инструктажа — один из обязательных документов выполнения предписаний по трудоохране на любом предприятии. В статье вы найдете образец журнала регистрации инструктажа на рабочем месте и узнаете о всех правилах его ведения.
Журнал выполняет 2 задачи. Во-первых, он подтверждает, что в компании регулярно и надлежащим образом проводят работу, направленную на исполнение требований охраны труда.
Во-вторых, помогает перенести ответственность за выполнение персональных требований по безопасности и охране труда на конкретных работников.
При возникновении несчастных случаев администрация располагает доказательствами, что работник знал и обязался выполнять требования техники безопасности.
Журнал регистрации — серьезный юридический документ, который связан с административными и уголовными наказаниями, денежными штрафами и материальными компенсациями. Информацию о проведенных мероприятиях, отраженную в журнале регистрации инструктажа на рабочем месте, вносят в акты о несчастных случаях и производственных травмах,
Отвечает за организацию на предприятии работы по проведению таких сессий инженер по технике безопасности (специалист по охране труда), а весь процесс регламентирован приказом по охране труда на предприятии.
Если в компании не предусмотрены такие должностные позиции, работу нужно возложить на любого другого сотрудника, что также делают путем издания приказа о назначении должностных лиц.
В небольших компаниях и ИП, где ответственным является сам руководитель предприятия, эту работу выполняет специалист по совместительству или сотрудник на аутсорсе.
Документ предназначен не только для организации работы на производстве. Журнал инструктажа на рабочем месте, образец заполнения которого можно скачать здесь, обязательно должен присутствовать в каждой организации, связанной с транспортом, промышленными объектами, строительством, связью, обучением.
Его необходимо заполнять при проведении лабораторных работ и других учебных занятий, связанных с повышенной угрозой для жизни и здоровья. К подобным ситуациям следует отнести массовые мероприятия, уборку территории, спортивные занятия, туристические походы.
Факт, вносимый в документ, не обязательно происходит в связи с выполнением непосредственных обязанностей или длительных действий. Например, обучение может быть разовым.
Не важно, трудоустроен ли работник на постоянной основе, является ли совместителем или сотрудничает по трудовому договору. Если организация относится к сферам деятельности, перечисленным выше, обучение и отметка о нем обязательны.
Ознакомьтесь также с планом первичного инструктажа по охране труда
Порядок ведения журнала по ТБ и образец заполнения
Журнал инструктажа по технике безопасности нужно вести на предприятии непрерывно по типовой форме с соблюдением обязательных реквизитов, предусмотренной ГОСТ 12.0.004-90. Данный документ может дополняться фирмой в зависимости от вида осуществляемой деятельности. Как правило, эти журналы можно приобрести в типографиях уже в готовом виде. Желательно, завести на каждый вид инструктажа отдельный регистр. Журнал по технике безопасности надо прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью фирмы и завизировать подписью руководителя.
Работнику при прохождении обучения предоставляется инструкция по технике безопасности, которую он изучает. Ответственный по ТБ объясняет основные моменты и отвечает на все возникающие вопросы сотрудника. После этого инженер проверяет полученные знания и заносит соответствующие данные в журнал инструктажа по ТБ.
На титульном листе заполняются название организации, ее структурного подразделения. Далее следует название этого регистра. В строках «Начат» и «Окончен» необходимо записать соответствующие даты.