Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужен ли бизнесу электронный документооборот». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.
Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.
Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.
ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.
В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.
Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.
Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.
Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).
Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.
Любой бизнес желает расти и развиваться, а вместе с этим увеличивается количество документов, объём задач и штат сотрудников. Что нужно, чтобы корпоративная система могла свободно расширяться и надстраивать новые бизнес-процессы для сохранения качественной работы с документами?
С такой задачей отлично справляются системы, разработанные на базе инструментов Low-code. Они гарантируют гибкость процессов и лёгкое масштабирование, сохраняя при этом скорость обработки документов. Low-code инструменты позволяют добавлять функционал без знаний в области программирования. Настройка осуществляется в визуальном редакторе с помощью способа Drag-and-Drop, т.е. путём перетягивания графических элементов. Также в системе есть большой набор стандартных виджетов, который позволяет закрывать большую часть задач по визуализации данных. К тому же из этих виджетов можно создавать собственные компоненты и использовать их в дальнейшей работе. Такой вид инструментов позволяет не тратить денежные средства на привлечение дорогостоящих программистов. Все настройки начинают функционировать сразу, для этого не требуется останавливать работу системы и перезагружать её. Это позволяет реализовывать все идеи по дополнению системных возможностей не только легко, но и быстро.
Многие другие системы тоже могут масштабироваться, но что нужно сделать для этого? Ответ один — привлечь на проект программистов. При таком виде систем настройка осуществляется через создание новых скриптов, иными словами через прописывание кода. С такой работой не справиться без наличия необходимого уровня знаний. Плюс на расширение функционала потребуется больше времени и финансовых затрат.
В целом задачи процесса — упростить и ускорить обмен информацией внутри компании и за ее пределами. Для начала работы с цифровыми файлами участники процесса должны:
- Приобрести электронную подпись.
- Подключиться к оператору данных.
- Внедрить систему ЭДО, сделав ее доступной для всех сотрудников компании, работающих с документами.
Схема работы с цифровыми документами складывается из следующих этапов:
- Создание документа отправителем.
- Заверение документа электронно-цифровой подписью.
- Направление документа контрагенту.
- Работа с документом получателя: он может корректировать, принимать или отклонять документ.
В зависимости от сферы деятельности производства или компании их требования к СЭД могут отличаться. Поэтому программные продукты бывают следующих видов:
- Архивные
Такие СЭД преимущественно предназначены для хранения и поиска документации, хранящейся там. Это оптимальное решение при работе с большим количеством данных, поскольку такая СЭД обеспечивает удобный доступ к файлу, который хранится там.
- Workflow.
Подобный тип СЭД используется, чтобы грамотно координировать работу и взаимодействие документооборота в компании. Такие системы ЭДО могут оптимизировать рутинные задачи, связанные с документацией. Например, оборот документов между сотрудниками.
- Базовые
Это классическая версия СЭД, которая подразумевает полноценный перевод документации компании и ее оборота в электронную версию. Подобная мера будет оправдана скорее для более крупных компаний, которым требуется оптимизация временных затрат на документооборот.
- Low-code
Правила сотрудничества с другими фирмами
Каждая компания, внедряющая такую систему в работу, желает применять электронную документацию при сотрудничестве с основными контрагентами. Для этого при составлении соглашения с другой компанией следует вносить в текст документа пункт о том, что все бумаги будут передаваться по электронным каналам связи. После этого нужная документация составляется и подписывается ранее оформленной ЭЦП. Все средства ЭЦП обязательно должны быть сертифицированными, а иначе ими невозможно пользоваться во время работы фирмы.
Намного проще наладить такой документооборот с разными государственными учреждениями, например, с ФНС или ПФ. Это обусловлено тем, что в таких организациях уже имеется необходимое программное обеспечение для работы с электронной документацией.
Функциональность сэд в разных редакциях
От выбора варианта внедрения СЭД напрямую зависит результирующая функциональность. Базовая редакция системы ТЕЗИС содержит в себе все основные функции управления документооборотом:
-
Контроль исполнительской дисциплины.
-
Управление документами и договорами по стандартным процессам (ознакомление, согласование, утверждение).
-
Автоматизация канцелярии.
Помимо этого, СЭД ТЕЗИС предлагает в качестве дополнительного бонуса приложение ТЕЗИС:Помощник, которое своевременно напомнит о новых событиях (согласование документа, исполнение поручения и т.п.), актуальных для текущего пользователя, а также обеспечит удобную работу с Microsoft Office за счет имеющейся интеграции.
Стандартная редакция ТЕЗИС открывает пользователям больше пространства для деятельности. Помимо базовых функций автоматизации электронного документооборота и контроля исполнительской дисциплины, в нее входят:
-
Инструменты для построения уникальных бизнес-процессов. В случае ТЕЗИС — это визуальный конструктор процессов.
-
Инструменты для создания различных отчетов, в том числе графических.
-
Возможность использования ЭП (усиленной неквалифицированной).
-
Модуль распознавания текста.
Возможности интеграции СЭД
Интеграция СЭД с другими системами с целью создания единого информационного пространства для обмена документами и данными является популярным трендом для современных «цифровых» организаций. Поэтому выбирая редакцию СЭД, следует оценить и ее интеграционные возможности. Рассмотрим их на базе СЭД ТЕЗИС.
Базовая редакция ТЕЗИС обладает локальными интеграционными возможностями. С ней интегрирована настольная утилита ТЕЗИС:Помощник, которая, обеспечивает интеграцию СЭД с Microsoft Office и Libreoffice, а значит дает возможность обмена данными между СЭД ТЕЗИС и приложениями, установленными на рабочей станции пользователя.
Стандартная редакция ТЕЗИС уже предлагает более расширенные возможности интеграции за счет специализированных шлюзов. Помимо локальной интеграции, как у Базовой версии, система интегрируется с сервисом обработки и преобразования PDF документов ABBYY Recognition Server, который позволяет распознавать текст скан-копий документов, а в перспективе — еще и с ПО для сравнения распознанных документов ABBYY ScanDifFinder, которое позволит проводить сравнение и выявлять различия между бумажными и электронными версиями одного и того же документа.
Расширенная редакция ТЕЗИС за счет открытого кода обладает неограниченными интеграционными возможностями. Гибкая платформа CUBA, широкие возможности которой открываются пользователям Расширенной редакции ТЕЗИС, позволяет не только неограниченно модифицировать функциональность самой системы, но и налаживать выгрузку данных с веб-сервисов, через REST API, путем обмена XML- файлами или взаимодействия на уровне базы данных. И это — помимо всех функций интеграции, предлагаемых предыдущими редакциями.
Таким образом, наиболее широкими интеграционными возможностями обладает Расширенная редакция, то есть решение, обладающее максимальными возможностями модификации. Стандартная редакция позволяет интегрироваться с определенными системами за счет готовых средств, а Базовая ограничивается интеграцией с офисными пакетами. Таким образом, в этом раунде оценки плюсов и минусов СЭД три плюса получает модифицируемая Расширенная редакция системы, два плюса достаются Стандартной редакции, в то время как Базовой остается всего один.
Что такое электронный документооборот и для чего он нужен
Электронный документооборот (ЭДО) помогает контрагентам обмениваться документами через интернет. Печатать и подписывать бумаги вручную не нужно: документы отправляют в электронном виде. Некоторые компании делают это по имейл, но удобнее подключиться к системе электронного документооборота, которую организуют компании-операторы. Список доверенных операторов, организующих ЭДО, есть на сайте ФНС. Один из таких операторов — СКБ Контур. Система, которая помогает обмениваться документами, — Диадок.
Есть две основные причины подключиться к системе ЭДО, а не использовать для документооборота почту.
— Юридическая значимость Не все документы, отправленные по электронной почте, будут иметь юридическую силу. Например, обмениваться юридически значимыми счетами-фактурами можно только через оператора электронного документооборота. В системе ЭДО контрагенты подписывают документы квалифицированным сертификатом электронной подписи (КЭП), который по значимости приравнивается к собственноручной подписи. Получить электронную подпись можно в нашем Удостоверяющем Центре: менеджер Диадока расскажет, как это сделать и поможет с выпуском. Документы с КЭП представляют в госорганы и предъявляют в суды. — Безопасность Пересылка по имейл не обеспечивает конфиденциальность данных. Злоумышленники могут взломать почту или перехватить письмо. В системе ЭДО это невозможно: данные защищены шифрованием. Изменить документ, подписанный квалифицированным сертификатом электронной подписи, тоже не получится: отправитель об этом узнает.
Поддержка бумажного документооборота
В соответствие с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации в программе настраивается номенклатура дел, которая в дальнейшем используется для создания новых дел (томов) и списания в дело исполненных документов. Каждое дело (том) символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов.
Для каждого дела (тома) заводится карточка, в которой можно указать индекс, категорию, срок хранения, перечень номеров статей, отметки ЭПК.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и ведется сотрудником, ответственным за нормативно-справочную информацию. Текущая номенклатура дел может быть автоматически перенесена на следующий год.
Особенностью поддержки бумажного документооборота в телекоммуникационной компании является необходимость хранения и обработки большого объема документации по используемому оборудованию.
Преимущества электронного документооборота
Электронный документооборот имеет массу преимуществ перед бумажным.
Оптимизация бизнес-процессов
Обмен документами становится прозрачным и происходит гораздо быстрее. Сотрудники тратят меньше времени на рутинные операции.
Снижение расходов
Когда документооборот переходит в цифровой режим, не нужно оплачивать курьерскую доставку, покупать большое количество бумаги, картриджей, папок и прочих расходников.
Безопасность
Снижается проблема человеческого фактора: документ не потеряется, его нельзя физически повредить или испортить. А передачу данных защищает шифрование.
Упрощённое представление документов в контролирующие органы
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, юридически значимы, поэтому их можно направлять в суды и госорганы.
Освобождение места в архиве
Под электронные документы не нужно выделять специальное помещение, они хранятся на защищённом сервере.
Снижение количества ошибок
Сервис ЭДО предупреждает пользователя, если используется некорректный формат документа. А интеграция с 1С и другими учётными системами исключает ошибки ручного переноса данных.
Преимущества электронного документооборота
Существует много плюсов перехода на электронную документацию, заверенную ЭЦП. Именно за счет наличия многочисленных положительных параметров все больше предпринимателей переходят на этот способ ведения документации. Но предварительно следует оценить преимущества и недостатки электронного документооборота. К основным плюсам относится:
- производится оперативный поиск необходимой документации за счет грамотной структурированности и надежности хранения;
- структура документооборота является централизованной;
- все документы могут храниться в электронном виде на разных носителях и даже в удаленных серверах, поэтому даже при возникновении пожара в офисе можно не волноваться, что будет уничтожена какая-либо важная документация;
- все документы легко регистрируются и согласовываются;
- все бумаги подписываются на основании их отправки по электронным каналам связи, что позволяет экономить значительное количество времени и усилий работников любого предприятия;
- при необходимости можно сделать за несколько секунд копию нужного документа;
- значительно упрощается аудит, так как он проводится в электронной форме, а также можно приглашать для этих целей наемных специалистов, которые получают документацию по электронным каналам.
Преимущества электронного документооборота являются многочисленными и значимыми. Это приводит к тому, что он постоянно развивается и внедряется в работу разных предприятий, являющихся не только коммерческими, но и государственными. К основным предпосылкам его эффективного и постоянного развития относится:
- Предусматривается возможность его применения в налоговом законодательстве. Некоторые виды налоговых деклараций допускается сдавать исключительно в электронном виде. Это относится к отчетам по страховым взносам, перечисленным в ПФ за наемных работников, а также к декларации 3-НДФЛ, передаваемой в ФНС за каждого сотрудника предприятия. Даже отчет СЗВ-М за всех работников фирмы сдается в электронном виде, если в организации трудится больше 25 человек. Поэтому некоторые компании просто вынуждены переходить на электронную документацию, так как им в любом случае приходится оформлять ЭЦП.
- К основным преимуществам электронного документооборота относится возможность его фиксации в бухгалтерском учете. На основании ФЗ №402 первичная учетная документация может формироваться не только в бумажном виде, но и в электронном, если имеется возможность завизировать ее электронной подписью.
- С 2017 года началось эффективное развитие данного документооборота в судопроизводстве. Теперь каждое решение суда должно быть опубликовано в открытых источниках. Дополнительно все фирмы и частные лица имеют возможность подать иск или жалобу в электронном виде, для чего требуется ЭЦП. Поэтому оформляется электронная подпись не только крупными компаниями, но и даже частными лицами.
- Развитие электронных технологий происходит стремительно, поэтому теперь практически каждый человек имеет доступ в интернет, что значительно упрощает процесс общения с другими людьми и представителями государственных органов.
Плюсы такого подхода очевидны. Это практически то же самое, если сравнить электронную почту и обычную.
- Экономия денег на бумагу, печать, управление архивом, услуги курьеров (для доставки документов);
- Экономия времени на «бумажную волокиту». Например, найти нужный документ на компьютере всегда проще и быстрее, чем в стеллаже. Также не понадобится целый штат специально обученных людей для распечатывания, архивирования и прочих рутинных действий с бумагами;
- Более высокая скорость заключения сделок, так как отправка электронного договора для подписи занимает в разы меньше времени, чем бумажного, и сам процесс проще;
- Электронные документы не потеряются, не пострадают при непредвиденных обстоятельствах (пожар, затопление) и их сложнее украсть;
- Электронные документы – это бОльшая гарантия информационной безопасности. В ЭД всё настроено так, чтобы только нужные сотрудники получали доступ к нужным документам, благодаря аутентификации, распределению прав доступа и аудиту работы пользователей в системе.
Как понять, что пора переходить на ЭДО
Проверьте себя с помощью небольшого контрольного списка. Если на большинство утверждений вы ответите «нет», то самое время узнать о рынке систем электронного документооборота и выбрать подходящий.
- По запросу ФНС вы быстро подберете и отправите документы на конкретного контрагента на указанный срок.
- В сомнительной ситуации можно легко найти не только карточку документа, но и подписанные оригиналы и даже сканированные копии бумажных документов.
- можно увидеть, какие из представленных документов подписаны контрагентами, а какие нет.
- Понять, у кого висела подпись, как вы видите всю цепочку утверждения документа.
На что обращать внимание при выборе оператора EDM:
- доступ и работа в системе электронного документооборота с различных мобильных устройств.
- разграничение прав доступа для различных категорий сотрудников;
- интеграция с уже используемыми сервисами: CRM, банковскими и бухгалтерскими системами, кадровым программным обеспечением и т д;
- персональные доработки СЭД для нужд компании;
- возможность архивировать документы с удобным фильтром поиска;