Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Рассылка по графику запланированных отпусков из ЗУП 3.1». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При работе с уведомлением о начале отпуска первым делом обратим внимание на шапку документа, в которой необходимо прописать, кому и от кого направляется бумага. Отправителем всегда является директор, а адресатом – работник, подготавливающийся к уходу в отпуск. Далее обозначаем дату и место составления официальной бумаги.
В настоящий момент практически любая бумага, используемая во внутреннем документообороте организации, может быть написана без использования общеобязательных унифицированных бланков в произвольном виде. Уведомление о начале отпуска не является исключением из устоявшегося правила. Отметим, что так называемая свободная форма документа также имеет свои определённые особенности, касающиеся:
- делового стиля языка;
- обозначения реквизитов;
- оставления ссылок на законодательство;
- подписания необходимыми лицами;
- расшифровки оставленных автографов.
Исполнить официальную бумагу можно на чистом листе бумаги формата А4 или А5. В силу того, что уведомление крайне невелико по объёму текста, рекомендуется воспользоваться форматом поменьше.
Написать текст документа допускается одним из двух стандартных способов: рукописным с помощью синей или чёрной шариковой ручки или машинописным при помощи компьютерных средств. Этот момент должен решить ответственный за составление уведомления сотрудник с оглядкой на требования руководства компании, особенности документооборота в фирме.
Объясняем, как правильно составить уведомление
Переходя к основной части, сошлёмся на приказ начальника, в соответствии с которым и был назначен отпуск, а также на штатное расписание фирмы. Затем высчитываем точное количество календарных дней и дату выхода на работу. Эти моменты также должны найти своё отражение в документе. Не забываем указать вид отпуска: ежегодный оплачиваемый или дополнительный. Сумма отпускных, как правило, в уведомлении не фигурирует.
Кто должен подписывать уведомление о начале отпуска
Не во всех случаях нужна подпись именно формального генерального директора. В соответствии со статьей 124, именно формальный директор и проставляет подпись на описываемом документе. Но в некоторых ситуациях у руководителя организации не бывает возможности самостоятельно совершать данные регистрационные действия. Поэтому, внутренними организационными актами предусматривается возможность подписания уведомления, а также внутренних приказов другими уполномоченными лицами. В большинстве случаев данные регистрационные действия вправе производить начальник внутреннего отдела кадров.
На положение самого работника данное обстоятельство никак не повлияет. Самое главное, чтобы полученный им документ содержал должную печать и подпись любого уполномоченного лица. Полученный документ желательно хранить до фактического момента увольнения. В случае разногласий, он может быть существенно полезным для каждой штатной единицы.
Как уведомить сотрудника
Чтобы оповестить служащего о предстоящем отдыхе, нужно составить 2 экземпляра документа. Один выдается сотруднику, второй должна быть на предприятии. Обязательно проводят персональное ознакомление. Каждому работнику вручается уведомление в письменной форме. Узнать об отдыхе сотрудникам можно несколькими способами:
- При личном общении со специалистом кадровой службы;
- Во время ознакомления с приказом об отдыхе;
- При составлении графика отпусков работники расписываются в бланке ведомости, тем самым выражают факт ознакомления;
- В подразделении служащий может поставить подпись в рабочем журнале начальника отдела.
Уход на отдых по графику отпусков
Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.
По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.
Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.
Что представляет собой уведомление
Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.
Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.
Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.
Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.
Если отпуск переносится
По письменному заявлению сотрудника и согласию администрации ранее утвержденный период отпуска может быть смещен, либо перенесен. Таким образом, период может наступить раньше, либо позже указанного в графике отпусков. В этом случае, если в график вносятся соответствующие коррективы, тогда наниматель должен (но уже не обязан) уведомлять сотрудника по новому периоду.
Если же, из-за переноса начало и окончание отпуска было смещено и не было уведомления об этом событии, но есть заявление работника, согласованное администрацией, наниматель не будет нести за это ответственность.
Помните, обязанность уведомить сотрудника о наступлении даты законного оплачиваемого отдыха четко привязана к графику отпусков, утвержденному заблаговременно. Если же эта норма нарушается по инициативе самого работника – компания не будет нести ответственность за наступившие последствия.
Как составить уведомление об изменении количества дней отпуска
Да, непростая для кадровика ситуация, когда руководство компании принимает решение о сокращении части дополнительных отпусков для своих работников. Такое изменение законно только в том случае, когда корректировка соответствует трудовым нормам. Чаще всего такая ситуация встречается сейчас довольно часто, если ранее в компании были приняты увеличенные относительно базовых требований сроки доп. отдыха. Зачастую и сотрудниками, и кадровиками это воспринимается как ухудшение трудовых условий, а согласно закону такое недопустимо.
Но отметим, что это применимо строго только по тем моментам, которые регламентированы в Трудовом кодексе. Следовательно, если сначала количество дней было увеличено внутренними распоряжениями по компании, а затем приведено в соответствие трудовым нормам, то это не считается нарушением. Это просто возврат к существующему порядку.
Таким образом, если период по дополнительному отпуску, например, за ненормированный рабочий день в законодательстве установлен в объёме трёх дней в году, если по волеизъявлению нанимателя ранее этот период был увеличен, то возврат к трём дням не будет считаться ущемлением прав персонала. Аналогичная ситуация — когда проходит переоценка условий труда и т. п.
Подготовка приказа о графике отпусков
Каждый работник имеет право на оплачиваемый отпуск один раз в году. Эта норма прописана в трудовом законодательстве. При этом обязательства по его предоставлению наложены на работодателя.
Часто работники не идут в отпуск, а работодатели отмалчиваются. Хотя в законе прописано, что непредоставление отпуска не может производиться в течение двух лет подряд.
Действенным способом отправления сотрудников в отпуск является составление графика. На основании документа происходит информирование работников о количестве отпускных дней, порядке их использования. Приказ о графике отпусков должен быть составлен своевременно в соответствии с определенными требованиями.
Нужно ли уведомление о начале отпуска
Данное уведомление требуется в силу диспозиции статьи 119-ой Трудового кодекса. Наименование предстоящего отпуска для заполнения уведомления не имеет значения — оплачиваемый организацией, или самостоятельно. Более того, сотрудник не сможет законно отправиться на отдых, будучи не проинформированным об его начале. Поэтому, сразу после получения оформленного заявления, генеральный директор прослеживает о своевременном информировании работника о таких данных.
Императивная надобность такого документа — соблюдение интересов условного работника. Не получив такие данные, и отправившись в отпуск, он, по сути, поступит не законно. За нарушение, сотрудник может подвергнуться серьезным санкциям. Речь будет идти о фактически несогласованном прогуле. А это одно из оснований, описанных в 81 статье ТК РФ.
Обязателен ли данный документ?
Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.
Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.
Пример:
По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.
Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.
График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.
В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.
Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.
Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.
Когда и зачем уведомляют
Трудовой кодекс обязывает работодателя ежегодно предоставлять персоналу оплачиваемые дни отдыха с сохранением места работы. Очередность предоставления определяется за 2 недели до наступления календарного года, для этого оформляется график отпусков. Законодательство не требует при его составлении учитывать мнение каждого сотрудника (только мнение профсоюза), работодатель вправе составить его по своему усмотрению, опираясь на производственные процессы, специфику деятельности и интересы компании. Ст. 123 ТК РФ обязывает уведомлять о предстоящем отдыхе не позднее чем за 2 недели до его начала.
Вместе с тем законодательство не запрещает в течение года вносить корректировки в график с учетом пожеланий сотрудников по взаимной договоренности. Если фактические даты отличаются от ранее принятых и предоставляются по отдельному заявлению, то уведомлять не требуется.
Если сотрудника своевременно не предупредили о предстоящем отпуске, то он переносится на другой срок с учетом пожеланий работника (ст. 124 ТК РФ).
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уведомить работника о начале ежегодного отпуска. Используйте эти инструкции бесплатно.
В каких случаях формируется документ
Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.
В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.
За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).
Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.
В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.
Без уведомления не обойтись
Начнем с того, что говорит про уведомление о предстоящем отпуске ТК РФ. В соответствии с трудовым законодательством сотрудника нужно предупредить о начале отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Закон не уточняет, в какой именно форме должно быть сделано предупреждение, поэтому компании вправе самостоятельно установить форму уведомления о предстоящем отпуске (в 1С предлагается одно решение, в других бухгалтерских программах – другое).
Так, на практике работодатели используют всевозможные извещения и уведомления, а также ознакомительные ведомости и т.п. В общем, отсутствие жесткой регламентации данного вопроса играет на руку предприятиям. Один из вариантов предупреждения работников об отпуске – уведомление о предстоящем отпуске по графику (образец документа вы можете найти в конце статьи).
На практике может возникнуть ситуация, когда запланированный отпуск сотрудника нужно перенести. Причем инициатором такого переноса может быть, как работник, так и администрация. Причины могут быть различными. Например, получен большой заказ от клиентов, и уход работника в отпуск поставит на нем крест. Или же на предприятии началась выездная налоговая проверка и требуется обязательное присутствие работников бухгалтерии, в первую очередь, главного бухгалтера.
В таких обстоятельствах очередной отпуск сотрудника может быть отложен в связи с производственной необходимостью.
Предлагаем скачать бесплатно , разработанный нашими специалистами.
Если составлять уведомление по каким-либо причинам затруднительно, есть и другой вариант оповещения работников о предстоящем отпуске. Можно заранее составить приказ об отпуске по форме №Т-6 и ознакомить с ним работника под подпись. Понятно, что сделать это нужно за две недели до начала его отпуска.
Таким образом, кадровый специалист может использовать любой из предложенных вариантов. Можно вручать сотрудникам уведомление о предстоящем отпуске ( и образец заполнения приведены в статье), а можно ограничиться заранее составленным приказом (п. 4 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Подготавливая уведомление или приказ, или иное извещение об отпуске, необходимо помнить, что предупредить об отпуске нужно каждого сотрудника организации, в том числе и руководителя компании. Отметим, что уведомление о предстоящем отпуске генерального директора составляется в общем порядке.
Уведомление о начале отпуска работника – это документ, посредством которого работодатель доводит до сотрудника сведения, касаемые ежегодного оплачиваемого отпуска .
За сколько дней необходимо предоставить?
Оно необходимо для соблюдения требований статьи 123 , где четко сказано, что о наступлении отпуска работнику нужно сообщить за 2 недели до его начала .
Иначе у работника вместо отдыха по , появится право требовать, чтобы отпуск ему был предоставлен в удобное для него время. Что, конечно же, может в целом сказаться на производственном процессе.
Заострить внимание следует еще на одном немаловажном факте: статья 123, о которой было сказано выше, требует уведомлять только о наступлении ежегодных оплачиваемых отпусков (основного и ). Что, конечно же, не подразумевает составление уведомления о предоставлении неоплачиваемого отпуска.