Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как составить докладную записку о невыполнении должностных обязанностей». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.
Максимально допустимое наказание для проштрафившегося сотрудника – увольнение. Прибегать к такому суровой мере при однократном нарушении довольно рискованно, поскольку при привлечении к рассмотрению такого наказания трудовой комиссией или судом пострадавшего работника скорее всего восстановят на работе, попутно заставив работодателя выплатить все судебные издержки, пропущенные выплаты и вероятные компенсации работнику (ТК РФ, ст.394).
Работодатели чаще используют в виде наказания замечание, выговор (ТК РФ, ст.192) или какие-либо финансовые рычаги в виде штрафов или уменьшения/лишения премиальной части (депремировании) заработной платы. Последнее возможно только в том случае, если подобный вариант предусмотрен трудовым договором и локальными актами учреждения.
Служебная записка фиксирует факт невыполнения (полного или частичного) должного объема работ и служит обоснованием для приказа о взыскании, поэтому оформлять ее нужно по всем правилам и стандартам, предъявляемым к деловой документации (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
ФЗ-125 предписывает хранить служебную записку в кадровой или финансовой службе учреждения не менее 5 лет.
Служебная записка о невыполнении служебных обязанностей носит информативный характер для руководства предприятия и может служить воспитательным моментом для остального коллектива. Но она может послужить важной причиной для серьезного наказания сотрудника. Поэтому необходимо очень четко и доказательно формулировать основную часть документа.
Излагая суть нарушения, нужно придерживаться реальных фактов произошедшего и избегать малейшей возможности обвинить автора в голословности или предвзятости:
- кратко изложить факт нарушения с четкой привязкой по дате, времени, наличию свидетелей (если они были);
- правильно сформулировать влияние нарушения на работу или репутацию предприятия, или его отдела;
- в заключении документа сформулировать просьбу к руководству разобраться в сложившейся ситуации.
Можно ли отменить наказание
После того как служебная записка о невыполнении служебных обязанностей оформлена, решение об издании приказа о привлечении работника к дисциплинарной ответственности принято, может возникнуть необходимость его досрочной отмены. В соответствии со статьей 194 ТК РФ, если в течение года со дня объявления работник не будет подвергнут дисциплинарному взысканию, то оно считается снятым. Таким образом, работодатель до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания имеет право снять его с работника по собственной инициативе, просьбе самого работника, ходатайству его непосредственного руководителя или представительного органа работников.
Отсутствие непогашенных дисциплинарных взысканий в Положениях об оплате труда бюджетных и некоммерческих организаций и учреждений, как правило, является обязательным условием для начисления различных стимулирующих выплат, премии по результатам работы за год, представлению к наградам, переводу на вышестоящую должность.
Причины для жалобы на сотрудника
Трудоустраиваясь, каждый соискатель должен внимательно изучить свою должностную инструкцию с перечнем служебных обязанностей и поставить подпись под ней. Ознакомить работника с этим документом обязан работодатель, вручив новому сотруднику один из его экземпляров. Второй экземпляр с отметкой о том, что сотрудник ознакомлен, то есть его подписью, остаётся у руководителя.
С работником может быть также заключено срочное трудовое соглашение, в котором будут прописаны его трудовые обязанности на период работы, определённый условиями соглашения.
Невыполнением служебных обязанностей считается полное или частичное игнорирование предусмотренных трудовыми обязательствами функций (согласно должностной инструкции) или выполнение их ненадлежащим образом, недобросовестно, а также нарушение правил внутреннего распорядка и других документов, имеющих отношение к работе.
Важно! Причиной написания служебного письма может стать также опоздание, неявка на работу, преждевременный уход, явка в нетрезвом состоянии, нарушение корпоративной этики и т.п.
О написании служебной записки о нарушениях в работе мы подробно писали в этой статье.
Отказ сотрудника выполнять работу, не предусмотренную должностными обязанностями, общественных поручений, работы других членов коллектива, предусмотренной их должностными инструкциями, заданий, связанных с нарушением норм законодательства и техники безопасности, не являются неисполнением служебных обязанностей. Оформление служебных записок в этих случаях является неправомерным.
Образцы докладных записок о невыполнении должностных обязанностей сотрудниками
На практике докладная записка на работника, который не исполняет свои должностные обязанности должным образом, выглядит так:
Коммерческое подразделение
Директору ООО «Морской конек»
Колпакову Л.Г.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
01.02.2021г. № 9
О невыполнении должностных обязанностей
Я, Киреев Антон Владимирович, менеджер по продажам, довожу до Вашего сведения, что грузчик, Волков Леонид Павлович, не исполняет в полном объеме свои должностные обязанности. Так, при разгрузке продукции он регулярно допускает серьезные нарушения, вследствие чего товар может быть подвергнут порче. Систематическое ненадлежащее отношение к своим должностным обязанностям нарушает стабильную трудовую деятельность всего отдела и задерживает своевременную отгрузку продукции поставщикам и клиентам.
Считаю необходимым сделать Волкову Л.П. выговор.
Менеджер по продажам Киреев Киреев А.В.
Особенности составления докладной записки
Основное назначение ясно из названия: служебная записка — это внутренний документ, обращение, с помощью которого можно проинформировать руководство о происшествии, требующем внимания и реакции. Адресуется документ руководству, которое в дальнейшем принимает решение: как реагировать на поступившую информацию, какие принять меры вплоть до дисциплинарного наказания, взыскания и увольнения. Ее рассмотрение можно назвать обязанностью руководства. Таков общий порядок рассмотрения обращения. Докладная записка — пример взаимодействия в коллективе и получения обратной связи руководством от персонала.
Есть много случаев, когда пишется докладная, пример: неисполнение должностных обязанностей, некорректное поведение. Причины и форма написания в законодательных актах не регламентируются.
- наличия споров производственного или административного характера — при необходимости вмешательства руководства для урегулирования;
- проявления инициативы работников относительно улучшения деятельности компании, производственного процесса, например для внесения рационализаторских предложений;
- при несогласии работника со спорным, по его мнению, решением руководства;
- при наличии длительной конфликтной ситуации — для изложения своей позиции;
- создания отчета о каком-либо этапе деятельности — чтобы доложить о результатах работы;
- нарушения работником трудовой дисциплины, например при отказе выполнять свои обязанности, — для привлечения внимания руководства;
- неправомерного делегирования полномочий — для обеспечения реагирования руководства;
- происшествий, которые повлекли или могли повлечь вред работникам или материальный ущерб имуществу работодателя;
- достижения работником значительных результатов, на которые руководству нужно, по мнению менеджера среднего звена, обратить внимание, например для премирования работника за успешный труд.
Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей — особенности составления
Как правило, выявление случаев нарушения трудовых функций, происходит в процессе работы. Когда данные обстоятельства становятся известны руководству, необходимо сообщить об этом вышестоящему начальству.
Закон предусматривает универсальную форму обращения к начальству. Это служебная записка. Следовательно, руководитель среднего звена, установив, что работник нарушил свои функции, обязан составить докладную записку и представить ее директору предприятия (а тот, впоследствии, оформляет соответствующий выговор).
Указанный документ должен соответствовать ряду требований:
- необходимо указать точное время и место составления. Это важно, так как подобные сведения будут нужны при последующей проверке. Ведь служебная записка представляет собой первоначальный этап в процессе наказания сотрудника. Поэтому фиксация места и времени нарушения будет важна при решении вопроса о виновности лица;
- нужно подробно расписать существо нарушения. При этом следует отразить конкретные действия или бездействие сотрудника, а также сослаться на раздел или пункт его служебной инструкции. Таким образом, действие работника должно нарушать определенную норму. Только в этом случае, будут иметься основания для его наказания;
- если имеются свидетели произошедшего, их необходимо указывать. Желательно принять меры к отобранию у них объяснений. Полученные, таким образом, объяснения нужно приложить к докладной записке.
Правильное оформление документа станет залогом справедливого разрешения ситуации и привлечения виннового к дисциплинарному наказанию.
Понятие некорректного (хамского) поведения сотрудника
В настоящей статье мы предлагаем рассмотреть вопрос, связанный с составлением докладной о некорректном поведении, выступающим в качестве возможного варианта наказать обидчика.
Поскольку определение некорректного поведения, а также применение ответственности не прописаны в соответствующих законодательных актах, для того чтобы расценивать такое нарушения, соотнося его с определенной категорией нарушений, следует внести вышеуказанные нюансы в локальные нормативные акты конкретного предприятия. Это могут быть правила трудового распорядка, коллективный договор, прочее.
- оскорбительные замечания в адрес коллег и клиентов компании;
- использование ненормативной лексики, как просто в разговорной речи, так и в отношении сотрудников;
- грубое и навязчивое поведение;
- неприличные жесты в адрес коллег и клиентов компании, прочее.
Кроме вышеуказанных бестактных поступков, сюда также можно отнести ношение одежды, несоответствующей установленному в компании дресс-коду.
Причины, которые могут побудить к написанию докладной на работника
Докладные записки составляются для отражения факта совершения какого-либо действия. Написание докладной на сотрудника предполагает доведение до руководства или лица, уполномоченного заниматься кадровым управлением, информации о действиях или бездействии работника, способных нанести репутационный, материальный или иной ущерб компании, подорвать сложившиеся корпоративные устои, нарушить утвержденные стандарты управления.
Бесцеремонность, грубость, резкость по отношению к коллегам, партнерам, клиентам должна пресекаться, поскольку вредит имиджу компании, подрывает авторитет руководителей, разлагает трудовую дисциплину в коллективе. В связи с этим, несмотря на особенности российского менталитета, не приемлющего доносительство в любой его форме, работник должен докладывать о подобных фактах, поскольку в конечном счете это в его интересах.
Инструментом для реализации действий информационного характера при сообщении руководству о фактах некорректного поведения и служит докладная записка на сотрудника.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)
Довожу до вашего сведения, что 15.02.2019 г. продавец отдела детских товаров Иванов Григорий Дмитриевич было позволил себе некорректное поведение по отношению к бухгалтеру магазина Сениной Галине Ивановне. Иванов Г.Д. не только язвительно высказался в отношении внешнего вида Г.И. Сениной, что уже является нарушением корпоративного стиля поведения, но и добавил слова из разряда ненормативной лексики.
Цель ходатайства – показать необходимость повысить размер заработка конкретного работника. Документ о повышении адресуется вышестоящему руководству для согласования. Начальник отдела должен так обосновать предложение об увеличении зарплаты, чтобы ответ руководителя организации был положительным. То есть приводимые доводы должны быть очень вескими.
Как правило, начальником по отношению к уборщице, является заведующий хозяйством или заместитель руководителя по административно-хозяйственной работе.
Помимо докладной записки может также составляться акт в присутствии комиссии о том, что данный сотрудник вел себя некорректно по отношению к работникам или деловым партнерам организации.
Служебная записка о снятии дисциплинарного взыскания
Как мы уже говорили, докладная о невыполнении профобязанностей, фактически содержит просьбу о наложении мер ответственности на провинившегося работника. Если вышестоящий руководитель принял положительное решение о том, что сотрудник компании должен нести ответственность за свою оплошность, то работник несет определенное наказание за свой поступок, которое ему назначается руководством организации в целях предотвращения подобных повторных ситуаций.
Но бывает, что провинившийся работник понимает и признает ошибочность своего поведения или совершенных им действий, вследствие чего быстро исправляется, стремится не допускать таких ошибок в дальнейшем, старается прикладывать больше усилий к исполнению своих обязанностей, пытаясь реабилитироваться и вернуть доверие. В подобных случаях, линейный менеджер (начальник) провинившегося сотрудника вполне может подать служебку о снятии взыскания или иных послаблениях в наказании работника. Такой документ оформляется подобно докладной о невыполнении обязанностей.
Что это такое и когда понадобится
В законодательстве не даётся чёткое определение термину «докладная записка». Но делопроизводители, кадровики и иные специалисты понимают под ним информационный документ, позволяющий сообщить руководству (директору, начальнику отдела, иному должностному лицу) о чем-то важном. Цель такой бумаги – не только проинформировать о ситуации, но и потребовать принять меры.
Список ситуаций, когда понадобится образец, как правильно написать докладную на работника, широкий. Такую бумагу используют для жалобы на:
- прогулы;
- невыполнение обязанностей;
- некорректное поведение или оскорбительные высказывания коллег;
- превышение полномочий;
- иные ситуации.
Чтобы записка выполнила свое предназначение, она должна попасть к руководству. Для этого ее регистрируют у секретаря как входящую корреспонденцию.