Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить временный перевод сотрудника на дистанционную работу». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Внести и согласовать изменения в существующий ТД или заключить допсоглашение разрешено через интернет с последующим обменом оригиналами в бумажном виде. Ознакомить сотрудника с приказом можно посредством электронного документооборота.
Суть и особенности «удаленки»
Дистанционная форма занятости позволяет сотруднику выполнять поставленные работодателем задачи из любого удобного места. В остальном на него распространяются те же требования и гарантии ТК РФ, что и на персонал, работающий в офисе. Основные отличия удаленной работы от обычного режима занятости:
- сотрудник самостоятельно устанавливает рабочий режим, если в трудовом договоре не предусмотрено иное;
- обязанности работодателя в части охраны труда ограничиваются минимумом;
- средства труда рекомендует работодатель, но принадлежать они могут, как организации, так и сотруднику лично;
- для передачи результатов работы разрешено использовать телекоммуникационные каналы связи;
- для работника, не имеющего возможность посетить офис, оформляется усиленная ЭЦП;
- особые условия в части обеспечения трудового процесса, обязательного страхования, охраны труда, предоставления отпусков и т.п. указываются в ТД.
Перевод сотрудников на удаленный режим работы на временной или постоянной основе можно выполнить, только если они согласны. При этом нужно помнить, что, несмотря на рекомендации федеральных и региональных властей, организация «удаленки» для персонала не обязанность, а право работодателя. Заставить сотрудника работать дистанционно нельзя. Даже на фоне пандемии и введении профилактических мер, переход на этот режим работы невозможен на основании инициативы руководителя предприятия. Порядок перевода сотрудника на удаленную работу важно соблюдать во избежание проблем с ГИТ.
Факт того, что работник не против смены формы занятости, следует зафиксировать в дополнительном соглашении к трудовому договору о дистанционной работе. В документе указываются новые условия труда.
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
Порядок организации дистанционного режима работы
В соответствии с общепринятыми правилами документооборота, если руководитель издавал приказ о переводе сотрудников на дистанционную работу, а сотрудники подписывали дополнительное соглашение к трудовому договору, то перевод в обычный режим должен проходить таким же образом.
Руководство компании должно издать приказ о том, что дистанционная работа завершена. В отделе кадров для каждого сотрудника составляется дополнительное соглашение. Важно обратить внимание: если переход на удаленную работу был инициирован руководством компании, то оно должно в письменном виде уведомить сотрудников о возвращении на рабочее место в офис.
На основании ч. 2 ст. 74.1 ТК РФ уведомление сотруднику должно быть направлено не позднее двух месяцев до перехода на обычный режим. Если сам работник просил перевести его на удаленку, то для возвращения в офис ему нужно написать заявление. В этом случае нет необходимости ждать двух месяцев.
Важно! При переходе с дистанционного режима новый трудовой договор с сотрудником не заключается, так как функционал трудовой деятельности не меняется.
Если при переводе работника на удаленку в дополнительном соглашении сразу был прописан период, то при отмене дистанционного формата не требуется составление нового приказа и дополнительного соглашения. Как только наступает дата, указанная в приказе последней, работник может приступать к работе в офисе.
Расторжение доп. соглашения к договору без расторжения договора
Важно Вне зависимости от того, имеют изначально договорные отношения постоянный или временней характер, прервать их можно не только по окончанию срока действия договора (если трудовой договор заключен на определенный период), но и по другим основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ. Проявить инициативу прекратить трудовые отношения по договоренности могут:
- как работодатель, который не желает далее работать с сотрудником, несмотря на то, что нет явных оснований, например, нарушений трудовой дисциплины, когда, соблюдая процессуальный порядок, взяв объяснительную записку с виновного работника, можно привлечь к ответственности, а при повторяющихся нарушениях даже уволить «по статье»;
- сам работник.
В ст. 78 ТК РФ дается право на расторжение трудового договора в любой момент, если стороны правоотношений пришли к обоюдному согласию.
Как обозначить расторжение трудового договора при помощи дополнительного соглашения
- С выплатой работнику выходного пособия в соответствии с нормами действующего законодательства;
- С выплатой работнику не только выходного пособия, но и дополнительной суммы, размер который определяется соглашением сторон. Сумма дополнительной компенсации, указанная в соглашении, изменению не подлежит!
- Продолжительная болезнь работника или нахождение его в отпуске (ст. 78).При этом работодателю не нужно заручаться поддержкой профсоюза организации;
- Инициатива работника. В этом случае ему необходимо подать на имя работодателя заявление о расторжении договора, оформляемое в свободной форме (ст. 77);
- Требование работодателя, выраженное им в письменной форме и раскрывающее все аспекты данной ситуации.
Правила перевода сотрудников на удаленную работу с 2021 года
С 2021 года вступят в силу поправки в Трудовой кодекс, регламентирующие особенности дистанционной и временной удаленной работы. Так, удаленная работа может быть постоянной, временной или комбинированной, с чередованием удаленной работы и работы в офисе. Установлены случаи, когда перевод на удаленную работу может инициировать работодатель. О новых правилах организации удаленной работы рассказывают эксперты 1С.
Правила дистанционной работы регулирует глава 49.1 ТК РФ. Поправки, внесенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ, существенно расширили ее. Законодатели ввели понятие удаленной работы, приравняв ее к дистанционной, выделили несколько видов так называемой удаленки и установили порядок ее документального оформления. Неизменным осталось только правило о том, что дистанционной (удаленной) работой признается занятость вне места нахождения работодателя с взаимодействием через информационно-телекоммуникационные сети, в т. ч. интернет. Рассмотрим новшества подробнее.
Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.
По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:
- катастрофы природного или техногенного характера;
- производственной аварии;
- пожара;
- наводнения;
- землетрясения;
- эпидемии или эпизоотии;
- любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.
Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.
Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.
В нем следует прописать:
- обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
- список работников, временно переводимых на удаленную работу;
- срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
- порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
- порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
- иные положения, касающиеся организации удаленной работы.
При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.
Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.
Новое основание для увольнения — невыход удаленного работника на связь
В отношении удаленных работников действуют общие правила прекращения трудового договора. Кроме того, новой статьей 312.8 ТК РФ предусмотрены дополнительные основания для увольнения удаленного работника.
Если удаленный работник без уважительных причин не выходит на связь с работодателем более двух рабочих дней со дня поступления такого запроса, его можно уволить.
Это правило работает, только если более долгий срок ответа не установлен в порядке взаимодействия между работником и работодателем.
Еще одно новое основание для увольнения работника, работающего удаленно на постоянной основе, это смена работником местности выполнения работы, если это влечет невозможность продолжения работы (например, переезд работника в местность, где отсутствует возможность ежедневного выхода в интернет) (ч. 2 новой ст. 312.8 ТК РФ).
Если ознакомление работника с приказом об увольнении осуществляется путем обмена электронными документами, необходимо в течение трех рабочих дней со дня издания такого приказа направить работнику его заверенную копию на бумаге. Копия направляется по почте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 3 новой ст. 312.8 ТК РФ). Сейчас работодатель обязан отправить работнику копию приказа по почте прямо в день увольнения.
Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы
- Интересно: увольнение по причине невзаимодействия с работодателем более двух рабочих дней относится к расторжению трудового договора по инициативе работодателя. Соответственно, через два дня уволить работника уже не получится. Помним, что необходимо соблюдать порядок применения дисциплинарного взыскания, где среди прочего работодатель обязан затребовать объяснение работника и выяснить уважительную или неуважительную причину невыхода на связь.
- Внимательно просмотрите ст. 312.9 ТК РФ, которой вводится новое основание введения дистанционной работы по инициативе работодателя в исключительных случаях на основании локального нормативного акта работодателя. Перечень сведений, которые нужно указать в таком локальном нормативном акте (это может быть приказ), установлен в ст. 312.9 ТК РФ.
От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.
Порядок взаимодействия с удаленным работником
Если трудовой договор об удаленной работе заключается путем обмена электронными документами, то по действующим правилам работодатель обязан не позднее трех календарных дней со дня его заключения направить работнику бумажную копию договора.
По новым правилам это нужно делать, только если работник обратился с письменным заявлением (новая редакция ст. 312.2 ТК РФ).
Сейчас если удаленный работник и работодатель обмениваются электронными документами, при их отправке необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. По новым правилам усиленная квалифицированная электронная подпись работодателя и усиленная (квалифицированная и неквалифицированная) подпись работника должны применяться только в случаях заключения, изменения или расторжения:
- трудового договора (доп. соглашения к нему);
- договора о материальной ответственности;
- ученического договора с отрывом или без отрыва от производства.
При обмене другими электронными документами можно использовать другие виды электронной подписи или обмениваться документами в иной форме, в том числе без использования электронной подписи (например, по электронной почте, WhatsApp, Telegram и т. д.).
Порядок обмена такими документами и их форма должны быть закреплены в коллективном (трудовом) договоре либо в локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения выборного органа профсоюзной организации (новая ч. 2 ст. 312.3 ТК РФ).
Обмениваясь электронными документами, работник и работодатель обязаны направлять друг другу подтверждение получения документа в электронной форме. Если работодатель и работник взаимодействуют не через электронные документы, а в иной форме, они также должны подтверждать свои действия по представлению информации.
Как организовать взаимодействие с дистанционным работником
Взаимодействовать с дистанционным работником можно (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— путем обмена электронными документами;
— в иной форме, позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Порядок взаимодействия работодателя и работника устанавливается в коллективном договоре, ЛНА, принимаемом с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовом договоре (допсоглашении к нему). В порядке в том числе отражаются (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— вопросы взаимодействия в связи с выполнением трудовой функции дистанционно, передачей результатов работы и отчетов о выполненной работе по запросам работодателя;
— форма взаимодействия, отличная от обмена электронными документами (при ее использовании).
При взаимодействии путем обмена электронными документами и работник, и работодатель должны подтвердить их получение. Подтверждение нужно направлять в форме электронного документа в срок, определенный коллективным договором, ЛНА, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (допсоглашением к нему) (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
При взаимодействии в иной форме тоже необходимо подтвердить действия, связанные с предоставлением информации. Порядок определяется теми же документами (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
В ряде случаев работодателю следует использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, а работнику — аналогичную или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Они необходимы при заключении, изменении или расторжении в электронном виде таких документов (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— трудового договора;
— допсоглашения к нему;
— договора о матответственности;
— ученического договора на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
В остальных случаях взаимодействие можно осуществлять путем обмена электронными документами с использованием других видов электронной подписи или в иной форме, используемой у работодателя. В том числе это касается случаев (п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ):
— ознакомления работника с документами, которые по законодательству оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми его знакомят в письменной форме, в частности под подпись (например, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника ЛНА). Отметим, что с ними можно ознакомить работника и обычным способом — в письменной форме, в том числе под подпись;
— обращения дистанционного работника к работодателю с заявлением, предоставления тому объяснения либо другой информации, когда это является правом или обязанностью работника в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Если дистанционный работник подал заявление о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель обязан направить их тому не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Копии можно направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением или в форме электронного документа, если это указано в заявлении (ст. 62 ТК РФ, п. 3 ст. 1 Федерального закона от 08.12.2020 N 407-ФЗ).
Переводим офисных сотрудников на дистанционную работу
Дополнительное соглашение № к № от г. , именуемое(ый, ая) в дальнейшем «Работодатель», в лице, действующего(ей) на основании, с одной стороны, и, именуемый(ая) в дальнейшем «Работник», действующий (ая) как физическое лицо, с другой стороны вместе именуемые «Стороны», а индивидуально – «Сторона», заключили настоящее дополнительное соглашение (далее по тексту – «Соглашение») к № от г. (далее по тексту – «Договор») о нижеследующем: 1. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: «Работник в рамках возложенных на него функций выполняет следующие обязанности:. 2. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: «Работник выполняет трудовую функцию дистанционно (вне места расположения «Работодателя»). 3. Изложить пункт «Договора в следующей редакции: Дата начала дистанционной работы г. 4.
Образец приказа о переводе на дистанционную работу
А для новой редакции можно взять за основу разработанный Системой проект договора с дистанционным работником: Трудовой договор с дистанционным сотрудником Подробности в материалах Системы Кадры: 1. Ответ: Как оформить прием на работу дистанционного сотрудника Понятие дистанционной работы Что понимается под дистанционной работой Дистанционной работой является выполнение трудовой функции:
- вне места нахождения работодателя (филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, включая расположенные в другой местности);
- вне стационарного рабочего места;
- вне территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
При этом для выполнения работы и осуществления взаимодействия работодатель и сотрудник используют информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе Интернет.
Новый порядок перевода работников на дистанционную работу
Согласно действующей до 1 января 2021 года редакции Трудового кодекса, для перевода на дистанционную работу необходимо заключить с работником трудовой договор или дополнительное соглашение. Новая редакция ТК предусматривает возможность перевода сотрудника на временную дистанционную работу без его согласия, на основании локального нормативного акта, правда, в исключительных случаях. В обычных условиях по-прежнему потребуется дополнительное соглашение к трудовому договору.
Весенний локдаун стал кошмаром для кадровых служб: распоряжение о переводе штата на удаленную работу поступило, но оформить его документально оказалось архисложно. С одной стороны, требовалась личные подписи сотрудников, подтверждающие их согласие работать удаленно, с другой стороны, те же самые сотрудники физически не могли покинуть дом, чтобы добраться до офиса и подписать бумаги.
Новый ФЗ существенно упрощает ситуацию: в случае форс-мажорных обстоятельств, несущих угрозу жизни населения или его части, временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя может быть осуществлен без согласия работников. Достаточно уведомления по любому средству связи и ознакомления с локальным нормативным актом «способом, позволяющим достоверно подтвердить получение работником такого локального нормативного акта».