Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить Акт и приказ на уничтожение «первички»». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оценка документации, подлежащей утилизации, проводится обычно ежегодно. Необходимо из всего архива выбрать те бумаги, хранить которые дольше уже нет необходимости, а этот срок может отличаться для разных типов документации. Одному человеку, даже в небольшой организации, справиться с такой работой очень сложно, велика вероятность ошибки. Поэтому правилами архивного дела рекомендуется назначать для проведения экспертизы специальную комиссию минимум из трех человек.
Как не ошибиться с датой акта
Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:
- Перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, либо приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
- Документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.
При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.
Составляем акт по итогам работы комиссии
Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.
В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.
Что такое акт об уничтожении документов
Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.
Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции.
Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.
Кто занимается утилизацией документа
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.
Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
- Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
- Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Сроки хранения первичных документов установлены 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Когда скопилось большое количество «первички», происходит их сортировка и отбор тех, которые подлежат уничтожению.
Для этого назначается специальная экспертная комиссия, в компетенцию которой входит:
- отбор «певички», которую нужно сдать в архив, а какую уничтожить;
- выбор способа уничтожения бумаг;
- отбор документов, которые требуется восстановить, тех, которые пострадали от внешних повреждений.
Комиссия отделяет бумаги, подлежащие уничтожению, составляет их опись и выбирает один из способов уничтожения:
- измельчение при помощи «шредера»;
- сжигание;
- сдача в макулатуру.
Члены комиссии присутствуют в момент уничтожения бумаг, ставят подпись в акте.
Срок действия приказа определяется руководителем предприятия. Печати не требуется. Если выбывает один из членов комиссии, издается его новый вариант.
2.3.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
2.3.2. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
2.3.3. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезки, фотографии и т.п.) нумеруются как один лист.
2.3.4. Сложенный лист (формата А2, А3) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу как один лист.
2.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
2.3.6. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) должны нумероваться в общем порядке.
2.3.7. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
2.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.
2.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б и т.д.).
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)
Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.
- Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон
- Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом
- Как составить акт на уничтожение документов
- Как не ошибиться с датой акта
- Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны
- Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов
- Акт оформлен — как избавиться от макулатуры
- Оформляем факт уничтожения документов
- Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?
- Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме
- Итоги
Наказание за нарушения
В 2020 году штраф за неправильное сохранение или утилизацию документов с истекшим сроком хранения составляет:
- для граждан — от 100 до 300 рублей;
- для должностных лиц — от 300 до 500 рублей.
За грубое нарушение требований по бухучету штрафы по ст. 15.11 КоАП:
- для должностных лиц — в размере от 5000 до 10 000 рублей;
- для юрлиц — от 20 000 до 50 000 рублей.
Предусмотрена налоговая ответственность в виде штрафов (п. 1 ст. 126 НК РФ):
- 200 рублей — за каждый непредоставленный налоговый документ;
- 10 000 рублей — за потерю документов за налоговый период;
- 30 000 рублей — за потерю первички за несколько отчетных периодов.
Если из-за утраты документации налоги заплатили в меньшем размере, чем следует, штраф составит 20% от суммы заниженного налога, но не менее 40 000 рублей.
Если налоговому инспектору не передали документацию по исчислению, удержанию или перечислению налогов, должностное лицо оштрафуют на сумму от 100 000 до 300 000 рублей. В некоторых случаях удерживают зарплату в течение 1-2 лет.
Дополнительно предусмотрено наказание по части 1 статьи 199 Уголовного кодекса:
- принудительные работы;
- запрет занимать определенные должности;
- запрет заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет;
- лишение свободы на срок до 2 лет.
Как фактически происходит утилизация
Правилами предусмотрены следующие способы уничтожения документов:
- физический (примеры — ниже);
- программно-технический (примеры — в следующем разделе).
Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения, поэтому каждая фирма вправе выбирать свой метод избавления от макулатуры.
Обычно уничтожение документов осуществляется физически путем:
- Сжигания. Это надежно: информация уничтожается полностью. Однако для реализации необходимо иметь производственную печь.
- Измельчения. Часто возникает вопрос: какой метод уничтожения документов считается самым распространенным? Так вот ответ — измельчение. Просто рвать дела неправильно. Обычно используется шредер.
- Химического воздействия. Под влиянием химических средств бумага размягчается и становится просто массой. Но это долго и требует значительных финансовых затрат.
13. Гриф «ДСП» и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14. Прием, регистрация и учет документов с грифом «ДСП» осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
15. Вся поступающая в организацию корреспонденция «ДСП» доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.
Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов «ДСП», и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу «ДСП» вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения «ДСП», они передаются для регистрации в службу ДОУ.
Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП», минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.
16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП» подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.
17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа «ДСП» (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.
18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа «ДСП», знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.
19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.
20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.
21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом «ДСП» уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа «ДСП» создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации «ДСП». Учет съемных носителей с информацией «ДСП» производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.
22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.
Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.
23. Отправляемые документы с грифом «ДСП» должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа «ДСП», адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.
24. При необходимости направления документов с грифом «ДСП» в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Подготовка акта на уничтожение бухгалтерских документов
Акт оформляет экспертная комиссия. Его форма законом не утверждена. Документ оформляется произвольно или используется разработанный компанией образец.
Составляться он может на листе А4 или фирменном бланке предприятия. Оформить его можно о руки или набрать текст на компьютере. Акт утверждается распоряжением директора.
Количество экземпляров должно соответствовать числу членов комиссии плюс один для самой организации.
Условно акт можно разделить на три части:
Правильно заполнить акт поможет инструкция:
- сверху по центру пишется название компании в соответствии с , адрес, и ;
- ниже справа вносят слово «утверждаю», строку для подписи, должность и ФИО директора;
- далее по центру название, номер, дата акта;
- затем текстом пишут состав комиссии, начиная с председателя;
- список бумаг к уничтожению, для каждого построчно вносят название, интервал составления, число папок, срок хранения;
- указывают, как утилизированы документы, например, переданы как макулатура (название компании-получателя, номер, дата накладной);
- подписи председателя и членов комиссии с расшифровками.
Полностью оформленный акт отдают на подпись директору. После утверждения документа производится списание ликвидированных бумаг с учетных журналов. При этом указывают дату и номер акта.
Сроки хранения документов бухгалтерии
Организации следует обеспечить надлежащее хранение первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности, аудиторских заключений в течение не менее пяти лет после отчетного года. При этом в отношении отдельных категорий документов учета могут быть установлены более продолжительные сроки в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, утвержденными приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете»). Так, например, организация должна обеспечить постоянное хранение годовой бухгалтерской отчетности, передаточных актов, ликвидационных балансов, отчетности по МСФО, годовых отчетов о платежах и поступлении валюты, годовых расчетных ведомостей по отчислению страховых взносов, свидетельств о постановке на учет в налоговых инспекциях и ряда других документов.
Документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, такие как учетная политика и стандарты экономического субъекта, организация должна хранить не менее пяти лет после года, в котором они использовались.
В последнее время расширяется документооборот в электронном формате. Бухгалтерам следует иметь в виду, что электронные носители документов учета и средства программного обеспечения надлежит сохранять в течение пятилетнего срока, который исчисляется со следующего года после года, в котором они использовались последний раз.
Положения Налогового кодекса требуют хранить первичные документы в течение четырех лет, считая с года, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Обратите внимание
Уничтожение бухгалтерских и других учетных документов, отражающих экономическую деятельность организации, при наличии признаков банкротства влечет привлечение к уголовной ответственности (ст. 195 УК РФ).
Например, организация может перенести убыток на будущее в течение 10 лет в целях налогообложения. В этом случае четырехлетний срок хранения документов будет исчисляться по прошествии этих 10 лет. Получается, что для подтверждения правомерности переноса убытка необходимо хранить первичные документы в течение 14 лет.
Еще пример для исчисления срока хранения счетов‑фактур. Организация может применить вычет по НДС в течение трех лет после окончания соответствующего налогового периода. В частности, если по счету‑фактуре, полученному в I квартале 2015 года, организация применяет вычет через год, то срок исчисления для его хранения также отодвигается на год.
За сохранность документов организации несет ответственность ее руководитель. При смене руководства необходимо обеспечить их передачу, порядок которой организация определяет самостоятельно.
Бухгалтерские документы
В документообороте компании задействованы следующие виды документов:
- созданные внутри компании, которые не выходят за ее пределы и хранятся внутри фирмы;
- разработанные внутри компании, но предназначенные для контрагентов (исходящие);
- разработанные иными компаниями, но подлежащие хранению внутри компании (входящие).
Все документы в процессе работы могут подвергаться следующим действиям:
- передаче в бухгалтерию;
- обработке бухгалтером;
- проверке оформления;
- передаче на хранение.
Порядок уничтожения документов
Как работаем и отдыхаем в 2022 году ?
Уничтожение документации – необратимое действие, направленное на избавление от документов, которые больше не участвуют в делопроизводстве и не несут необходимой к использованию информации. Уничтоженные документы, по умолчанию, не могут быть восстановлены. Необратимость данной процедуры требует особо ответственного отношения к отбору документов, подлежащих уничтожению, и к самой процедуре.
Закон разрешает уничтожать только те документы, для которых истек предписанный законодательством срок хранения.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Рекомендуется выждать еще некоторое время после официального истечения срока хранения документов во избежание непредвиденных ситуаций, при которых эти бумаги могут потребоваться.
Налоговый Кодекс РФ регламентирует все вопросы, касающиеся бумаг, связанных с налоговой отчетностью. Порядок хранения и уничтожения документации описан в Законе о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г. Перечень № 41, действующий еще с советских времен (утвержден главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. и отредактирован Росархивом 06.10.2000 г.), содержит перечисление сроков хранения различных типов документации.
Документы, составленные после 2010 года, следует хранить в течение времени, обозначенного в приказе Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Соответствующие формы актов приведены в Правилах работы архивных подразделений.
Что делать, если первичные документы утеряны
Шаг 1. Расследовать факт пропажи документов, которые подтверждают отраженные в учете операции: установить, кто из сотрудников должен был получить документы, были ли они вообще запрошены у контрагента. Можно попробовать запросить документы у контрагента повторно, в 2 из 3 случаев это решит проблему.
Шаг 2. Если простые методы не помогли, переходим к официальным. Официально это оформляется так: сотрудник, который обнаружил пропажу, должен написать служебную записку. На основании этой записки издается приказ руководителя, в котором назнчается комиссия по расследованию пропажи. Комиссия проводит расследование, результат оформляет актом.
В акте описываем обстоятельства пропажи документов. Если произошла форс-мажорная ситуация: например, офис с архивом был затоплен, горел или был ограблен, то соответствующие службы должны это подтвердить. Например, заверить опись имущества, пострадавшего в катастрофе.