Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Единые требования к кадровым документам». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.
Состав реквизитов приказа
Приказ содержит следующие реквизиты (из установленных в ГОСТ Р 7.0.97-2016):
- Герб Российской Федерации, или Герб субъекта Российской Федерации, или эмблему либо товарный знак (знак обслуживания);
- наименование организации – автора документа;
- вид документа (ПРИКАЗ);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- место составления или издания документа;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись.
При этом факультативными реквизитами приказа являются:
- визы / грифы согласования;
- отметка об исполнителе;
- отметка о контроле;
- отметка о направлении в дело.
Отметка об ознакомлении хотя и может оформляться на приказе, реквизитом не считается.
Обратите внимание, по общему правилу печать на приказе не проставляется. Это связано с тем, что он является внутренним распорядительным документом. Однако банки иногда требуют подлинники приказов, а не заверенные копии. В этом случае появление оттиска печати, заверяющего подпись на приказе, автоматически снимает множество потенциальных вопросов.
Согласование и подписание
Перед подписанием документа он может быть отправлен на согласование. Не путайте процедуру согласования приказа с процедурой ознакомления, которая происходит уже после подписания приказа.
Если в организации установлен порядок визирования (внутреннего согласования) проекта приказа заинтересованными лицами, определен их состав для каждого вида приказа, то наличие визы на документе обязательно.
Виза свидетельствует о рассмотрении проекта документа согласующим лицом (и не всегда о согласии с ним). Она включает (см. Примеры 10–12):
- должность лица, визирующего документ;
- его подпись с расшифровкой (инициалами и фамилией);
- дату визирования;
- если к проекту документа есть замечания, то они излагаются здесь же либо прилагаются отдельно (о чем делается пометка).
Если подлинник документа остается в организации, рекомендуется проставлять визы в нижней части оборотной стороны его последнего листа или на отдельном листе согласования. Визирование документа может осуществляться и в автоматизированной системе. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных актов, приложений для защиты от возможной замены листов.
Вариант расположения виз на документе выбирает сама организация и закрепляет в инструкции по делопроизводству или ином ЛНА.
Если в процессе визирования в проект текста документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному согласованию. Оно не требуется, если при доработке в проект документа внесены лишь уточнения, не меняющие его сути.
Новые правила оформления кадровых документов — заверение копий
Обратите внимание на п. 5.26 ГОСТа — в нем прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.
Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа. К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».
Что такое кадровый документооборот и кто может его применять?
Создание, подписание, применение и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с 2022 года принято называть электронным кадровым документооборотом.
Сразу необходимо отметить, что решение о переходе на кадровый ЭДО каждая организация принимает самостоятельно. В ТК РФ не закреплена обязанность перехода организаций на новую систему ведения кадрового учета. Тем же, кто принял решение о применении нововведения, следует руководствоваться новыми статьями ТК, внесенными Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ. Сроки перехода также не определены. Каждый работодатель может воспользоваться возможностью ведения кадрового учета в электронном виде уже сегодня, отложить на неопределенное время, или же оставить все в классическом виде.
Важно! В организациях, где принято решение о переходе на кадровый ЭДО, нет необходимости хранить копии кадровых документов на бумажных носителях.
С чего начать переход на кадровый ЭДО?
Начало перехода на новую систему ведения кадрового документооборота должен ознаменовать внутренний приказ по организации (ст. 372 ТК РФ), в котором в обязательном порядке должны быть обозначены следующие моменты:
- Наименование информационной системы, при помощи которой планируется ведение кадрового ЭДО.
- Алгоритм действий, разработанный для взаимодействия работодателя и работников при использовании системы.
- Список кадровых документов, которые планируется перевести в электронный вид.
- Список категорий сотрудников, по отношению к которым будет применяться кадровый ЭДО.
- Дата, начиная с которой организация переходит на цифровую систему ведения документооборота, и сроки, в которые организация обязуется уведомить всех заинтересованных сотрудников организации.
- Сроки, в которые необходимо осуществлять создание, подписание и ознакомление с электронными документами.
- Инструкция, согласно которой будет происходить ознакомление с новой системой и обучение сотрудников ее применению.
- Исключительные моменты, при которых организация сохраняет прежний (бумажный) документооборот.
- Алгоритм взаимодействия руководства компании с представителями работников. (Этот пункт повторяется).
Новый ГОСТ для оформления документов
С 1 июля 2023 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее.
Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов. Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.
ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы
- Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
- ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
- Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
- Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
- Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
- В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
- При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
- Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
- ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
- При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
- ФИО;
- Контактный телефон;
- Должность;
- Электронная почта;
- При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
- На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
- Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
- Согласовано, отказано, не возражаю;
- ФИО;
- Подпись;
- Дата;
- Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.
Внесение в трудовую книжку сведений о работе
Любые записи, связанные с работой, переводом, квалификацией, награждениями, вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом, распоряжением или иным решением работодателя. Внесение всех записей, помимо записи, касающейся увольнения, вносятся в рамках 5 рабочих дней после того, как руководитель компании подписал распорядительный документ.
Запись, касающаяся увольнения, должна быть внесена в трудовую книжку в дату увольнения, точно соответствуя причине, указанной в приказе. В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в форме заголовка указывается полное наименование конкретной организации и сокращенное (если оно имеется). Ниже заголовка в графе 1 указывается порядковый номер записи. В графе 2 указывают дату приема на работу. В графе 3 делают запись в отношении структурного подразделения, в которое был принят работник, там же указывается наименование должности, специальности, профессии с имеющейся квалификацией. В графу 4 заносят дату и номер приказа либо иного решения работодателя, в соответствии с которым работника приняли на работу.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 учитывает широкое распространение в организациях применения СЭД. Новый стандарт допускает проведение согласования документов в системах электронного документооборота согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1. Внесение резолюций по документу можно проводить непосредственно в системе электронного документооборота.
Документ на бумажном и электронном носителях должны выглядеть одинаково, поэтому требования к оформлению реквизитов распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Новый ГОСТ учитывает, что есть документы, которые существуют только в электронном виде и подписаны электронной подписью. При визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, на бумажном документе помещается отметка об электронной подписи с соблюдением следующих требований:
● место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
● элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
● элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Нумерация и названия реквизитов
Соотношение реквизитов ГОСТов представлено в таблице:
|
№ |
ГОСТ Р 6.30-2003 |
ГОСТ Р 7.0.97-2016 |
|
01 |
Государственный герб Российской Федерации |
Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) |
|
02 |
Герб субъекта Российской Федерации |
Эмблема |
|
03 |
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) |
Товарный знак (знак обслуживания) |
|
04 |
Код организации |
Код формы документа |
|
05 |
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица |
Наименование организации – автора документа |
|
06 |
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) |
Наименование структурного подразделения – автора документа |
|
07 |
Код формы документа |
Наименование должности лица – автора документа |
|
08 |
Наименование организации |
Справочные данные об организации |
|
09 |
Справочные данные об организации |
Наименование вида документа |
|
10 |
Наименование вида документа |
Дата документа |
|
11 |
Дата документа |
Регистрационный номер документа |
|
12 |
Регистрационный номер документа |
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа |
|
13 |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Место составления (издания) документа |
|
14 |
Место составления или издания документа |
Гриф ограничения доступа к документу |
|
15 |
Адресат |
Адресат |
|
16 |
Гриф утверждения документа |
Гриф утверждения документа |
|
17 |
Резолюция |
Заголовок к тексту |
|
18 |
Заголовок к тексту |
Текст документа |
|
19 |
Отметка о контроле |
Отметка о приложении |
|
20 |
Текст документа |
Гриф согласования документа |
|
21 |
Отметка о наличии приложения |
Виза |
|
22 |
Подпись |
Подпись |
|
23 |
Гриф согласования документа |
Отметка об электронной подписи |
|
24 |
Визы согласования документа |
Печать |
|
25 |
Оттиск печати |
Отметка об исполнителе |
|
26 |
Отметка о заверении копии |
Отметка о заверении копии |
|
27 |
Отметка об исполнителе |
Отметка о поступлении документа |
|
28 |
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело |
Резолюция |
|
29 |
Отметка о поступлении документа в организацию |
Отметка о контроле |
|
30 |
Идентификатор электронной копии документа |
Отметка о направлении документа в дело |
Если документ содержит коммерческую тайну
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» Стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
Обязательно ли применять новый ГОСТ?
Формально применение ГОСТа не является обязательным, однако его использование даёт определенные преимущества:
— это оправдано экономически;
— это позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
— применение стандарта повышает культуру работы с документами.
Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует их юридическую значимость как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
Если организация принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа.
ГОСТ СТАРЫЙ УХОДИТ, ПРИХОДИТ ДРУГОЙ…
■ ГОСТ Р 6.30-2003 был принят и введен в действие Госстандартом России в 2003 г. Положения стандарта распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов и бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Стандарт действует и применяется уже более 13 лет. За это время практика документирования ушла вперед, и возникла необходимость изменения стандарта.
ГОСТ Р 6.30-2003 является фактически четвертой редакцией стандарта, впервые разработанного в 1972 г., точнее двух стандартов 1972 г.:
• ГОСТ 6.38-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
• ГОСТ 6.39-72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец».